Die Anfrage bei ARCFLOW durch MSG Medizinische Geräte, Handel und Service GmbH aus Wuppertal war den Profis für elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement in Rödermark eine echte Freude. Klar formulierte Anforderungen und eine konkrete Vorstellung wie die zukünftige DMS Lösung aussehen soll, ermöglichten eine schnelle Inbetriebnahme der neuen Software im Tagesgeschäft. Schon wenige Tage nach dem ersten Telefonat konnte der Geschäftsführer von MSG, Christian Rabe, mit seinem DMS ARCFLOW starten.
Wie kam es zu diesem engen Terminplan? Christian Rabe entwickelte MSG Medizinische Geräte, Handel und Service GmbH, Wuppertal, in den 80er Jahren auf zwei großen Säulen: dem medizinischen Fachhandel und dem medizinischen Botendienst. Auf der Website finden Kunden aus den Bereichen Arztpraxen, Labore, Krankenhäuser, Altenheime etc. alles, was für den täglichen und speziellen Gebrauch in der Medizin benötigt wird. Ein schon früh installierter Webshop macht das Bestellen bequem. Die Kunden kommen aus dem Umkreis von Wuppertal: dem Großraum Bergisches Land, Düsseldorf und dem Ruhrgebiet. Das macht auch die termingerechte und schnelle Lieferung möglich. Rabe verzahnte die Firmensegmente: Die Auslieferung von Medizinprodukten oder Ärztebedarf läuft über den medizinischen Botendienst. „So können auch Kleinstmengen ohne Mindestbestellwert frei Haus geliefert werden“, so der Geschäftsführer, „Das ist ein einmaliger, schneller und unkomplizierter Service, den unsere MSG-Kunden schätzen.“
Dem Geschäftsführer war seit der Gründung des Unternehmens bewusst, dass Produkte im medizinischen Fachhandel besonderer Kontrolle unterliegen. 2014 wurden die EU-Richtlinien für den Vertrieb von medizinischen Produkten novelliert. Die Prüfung durch Mitarbeiter der Bezirksregierung Düsseldorf ergab, dass es bei seinem bisherigen Qualitätsmanagementsystem Verbesserungspotential gab. Gewünscht wurde eine zusätzliche Softwarelösung, die das Archivieren und die Wiedervorlage von Dokumenten und Terminen einfach, schnell und verlässlich übernimmt.
„Per Definition sind wir ein Arzneimittelgroßhändler – auch wenn wir nicht mit Medikamenten handeln. z.B. fallen auch Desinfektionsmittel in den Bereich der Arzneimittel, deshalb gelten dort ganz strikte und strenge Auflagen. Diese Auflagen erfüllen wir. Allerdings müssen wir eine ganze Reihe von Terminen einhalten, um diese Zulassung zu behalten. Die Koordination und Einhaltung dieser Termine wollte ich durch ein System geregelt haben.“ Christian Rabe erinnerte sich an die freundliche Empfehlung des Dokumentenmanagementsystems ARCFLOW durch einen Geschäftsfreund, der seit vielen Jahren erfolgreich mit diesem System arbeitet. Der Kontakt war schnell hergestellt und die erfahrenen Mitarbeiter von ARCFLOW stellten das DMS innerhalb einer Woche nach den individuellen Vorstellungen von MSG betriebsbereit. Eine Schulung vor Ort war nicht nötig – das System ist weitestgehend selbsterklärend. Kompetent unterstützte das ARCFLOW-Team und sorgte so für einen schnellen und reibungslosen Start der Lösung in Wuppertal. Die Administration von ARCFLOW ist einfach und auch ohne Programmierkenntnisse möglich. Rabe hat diese persönlich übernommen. Seine Mitarbeiter arbeiten täglich mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem. Lieferscheine werden gescannt und automatisch zugeordnet. Der Wareneingang ist vernetzt und damit ist eine einfache Chargenverfolgung möglich. Auch die Mahnungsverwaltung ist jetzt lückenlos. Und was das geforderte Qualitätsmanagement angeht, kann Rabe vollumfänglich auf ARCFLOW vertrauen: pünktlich meldet sich das Dokumentenmanagementsystem und erinnert an zu liefernde Nachweise. Die enthaltene Vertreterregelung gibt Sicherheit auch während der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall. „MSG ist auf dem Weg zum papierlosen Büro.“ so der Geschäftsführer „wir sparen seit dem Start im Tagesgeschäft Kosten und Wege. Zusammenfassend kann ich sagen: Wir sind sehr zufrieden mit dem DMS von ARCFLOW. Das Team dort ist verlässlich, schnell, sehr flexibel und geht auf Kundenwünsche bestens ein.“ Die anfänglichen Bedenken, dass ein DMS nur etwas für große Firmen ist, haben sich als unbegründet erwiesen. Auch für kleinere und mittelständische Unternehmen liefert ARCFLOW die passende Lösung.
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