Die Gemeinde Lostorf hat ihre Papierablage durch das Dokumentenmanagement-System (DMS) ARCFLOW ersetzt. Jetzt werden Unterlagen strukturiert abgelegt, so dass sie bei Bedarf schnell verfügbar sind.
Hängeregister und Archivschachteln – so sah die Dokumentenablage der Gemeinde Lostorf noch bis vor einem Jahr aus. Um bestimmte Informationen aufzurufen, war es erforderlich, den Geschäftsfall oder die jeweilige Geschäftsnummer zu kennen, nach der das Dokument abgelegt wurde. Da sich die Suche dadurch sehr zeitaufwändig gestaltete, entschied die Gemeindeverwaltung 2008, sich nach einem DMS umzusehen. Unter den zur Auswahl stehenden Systemen fiel die Wahl auf das DMS ARCFLOW des gleichnamigen Herstellers. „Wir haben uns für ARCFLOW entschieden, weil es ein ganzheitliches System ist, das eine Volltexterkennung aller Dokumente ermöglicht“, erläutert Erich Franz, Finanzverwalter bei der Gemeinde Lostorf.
Schnelle Suche dank Volltexterkennung
Im ersten Schritt wurde ARCFLOW in der Finanzverwaltung und der Abteilung Einwohnerdienste eingesetzt. Die Umstellung auf die digitale Ablage erfolgte schnell und problemlos. „Die Resonanz in den Abteilungen war durchweg positiv“, so Erich Franz. „Die Mitarbeiter wissen es sehr zu schätzen, dass die Dokumente jetzt so schnell abrufbar sind.“ Die digitale Arbeitsmappenstruktur besteht aus „Personen“, „Objekte“ sowie „unspezifische Dokumente“. Darin werden beispielsweise Gemeindesteuerrechnungen, Rechnungen über Wasser- und Anschlussgebühren, Gemeinderatsprotokolle sowie Korrespondenzen abgelegt und revisionssicher archiviert.
Die automatische Zuordnung der Dokumente zu den Arbeitsmappen erfolgt über definierte Regelbegriffe. So werden Wasserrechnungen beispielsweise nach der jeweiligen Objektnummer abgelegt. Sind Dokumente zuzuordnen, für die es noch keine entsprechende Arbeitsmappe gibt, wie beispielsweise bei Neuzuzügern, generiert ARCFLOW automatisch neue Personen- beziehungsweise Objektmappen. Die Unterlagen lassen sich entweder über die Arbeitsmappenstruktur oder über die Suchfunktion aufrufen. Da ARCFLOW alle Dokumente volltexterkennt, genügt es, in die Suchmaske ein beliebiges Stichwort einzugeben, um Informationen schnell wiederzufinden. „Die Volltextsuche ist eine große Errungenschaft“, findet Erich Franz. Ein Gewinn für die Gemeindeverwaltung ist auch die Dokumenten-Versionierung. „Unsere Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Wir können jede beliebige Vorgängerversion aufrufen und somit Änderungen jederzeit nachvollziehen“, so Franz. Sämtliche Dokumente, die in der Gemeindesoftware erstellt werden, übernimmt ARCFLOW automatisch in seine Arbeitsmappenstruktur.
Im nächsten Schritt will die Gemeinde Lostorf den Einsatz von ARCFLOW auf weitere Abteilungen wie die Bau- und Schulverwaltung ausweiten. Ebenso ist in naher Zukunft geplant, die Workflow-Funktion einzusetzen und E-Mails mit ARCFLOW zu archivieren.
„Wir sind sehr zufrieden mit ARCFLOW, weil das System unsere Anforderungen voll und ganz erfüllt“, erklärt Erich Franz. „Die Zusammenarbeit mit dem Hersteller ist optimal und wir fühlen uns sehr gut beraten.“
Fotos: Gemeinde Lostorf
Monitor Digital Ltd.