Energieeffizienz und Energiemanagement – das sind Schlüsselbegriffe, die in der heutigen Zeit jeden betreffen. Nicht erst durch die Energiewende ist klar geworden, dass Strom aus dem Mix aus fossilen und zunehmend neuerbaren Energien gewonnen wird. Stromerzeugung ist teuer. Gute Energiekonzepte sind selten. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, bei der Entwicklung ihrer Energieeffizienzkonzepte auf professionelle, unabhängige Anbieter vertrauen zu können, um sich so Wettbewerbsvorteile zu erschließen. Die Ensys AG aus Frankfurt am Main bietet seit 1998 neben der Stromversorgung maßgeschneiderte Dienstleistungen an. Gewerbe- und Industriekunden, Filialisten sowie die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft zählen heute zum Kundenkreis des Unternehmens.
Täglich liefert die Ensys AG ihren Kunden Strom zu den günstigsten Marktpreiskonditionen. Für den Endverbraucher zählt neben einem guten Preis auch die gesamte Dienstleistungspalette, welche die Ensys AG für jeden Kunden individuell entwickelt. Mit einem Energiemonitoring-System visualisiert die Ensys AG die Energiedaten ihrer Kunden – auf Wunsch für jede Abnahmestelle. Gemeinsam mit den Kunden werden Lösungen entwickelt, um den Energieverbrauch noch effizienter zu gestalten und Strom – und damit Kosten – einzusparen.
Diese individuellen Auswertungen, Rechnungen und Analysen erklären, warum bei der Ensys AG ein dringender Bedarf für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ARCFLOW bestand. Denn nicht nur Strom ist wertvoll, Arbeitszeit ebenso! Und deshalb sollten Prozesse im Hause Ensys AG effizienter gestaltet werden. „Ein großer Kunde mit einem dichten Filialnetz bekäme unter Umständen für seine mehr als 1.000 Märkte Stromrechnungen von 600 bis 700 Netzbetreibern“, erklärt Soner Bastiyali, Leiter der EDV der Ensys AG, „Dieser spezielle Kunde hat sich für uns entschieden. Die Ensys AG liefert ihm nur eine Rechnung. Das erleichtert dem Kunden die Arbeit und verbessert die Auswertbarkeit.“ Damit der Kunde am Ende nur ein Papier in den Händen hält, muss die Ensys AG eine Menge an Vorarbeit leisten. Ein enormer E-Mail-Verkehr über An- und Abmeldungen bei Netzbetreibern, Kündigungen bei alten Energieanbietern und vieles mehr läuft für den Kunden über die Ensys AG. Dieser rege Datenaustausch über E-Mails enthält die mitgelieferten EDIFACT-Nachrichten.
„ARCFLOW hat uns überzeugt, weil es individuell programmierbar und gestaltbar ist“, so Bastiyali. „In Zusammenarbeit mit unseren ARCFLOW-Ansprechpartnern haben wir ein System für uns entwickelt, das unseren Anforderungen voll gerecht wird und auf die Zukunft ausgerichtet ist.“ So werden ein- und ausgehende Nachrichten automatisch registriert, der Nachrichtentyp wird erkannt und mehr 2.500 verschiedenen Marktpartnern zugeordnet. In ARCFLOW ist Platz für alle Dokumente aus den Hauptgeschäftsfeldern der Ensys AG: von Lieferscheinen bis zu Rechnungen, von Kundenordnern über die Buchhaltung bis zu Verträgen. Auch die elektronische Darstellung des Personalwesens ist in Arbeit. Alle Bereiche können mit ARCFLOW abgedeckt werden. Die Befugnisse der Mitarbeiter werden durch ein komfortables Rechtemanagement in ARCFLOW geregelt.
Seit April 2012 arbeitet das Ensys-Team erfolgreich mit ARCFLOW. Der EDV-Leiter Bastiyali beschreibt die Einführungsphase: „Bei einer kleinen hausinternen Schulung konnte aus organisatorischen Gründen nicht jeder ARCFLOW User teilnehmen. Das war aber auch nicht nötig! ARCFLOW ist selbsterklärend und extrem bedienerfreundlich. Unsere Anwender haben sich schnell und problemlos eingearbeitet. Tauchen doch einmal Fragen auf, versuchen wir diese hausintern zu klären. Für den weiteren Support stehen unsere Ansprechpartner bei ARCFLOW jederzeit bereit.“ Die Ensys AG hat ihr Ziel, interne Datenabläufe zu verbessern, mit dem DMS von ARCFLOW realisiert.
Soner Bastiyali fasst zusammen: „So wie wir als Ensys AG unseren Kunden Lösungen bieten, die ihnen helfen, ihre Energieeffizienz zu optimieren, so steigern wir mit ARCFLOW die Effizienz in unserem Tagesgeschäft.“
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