Haben Sie auch schon mal gehört, dass bei Kreativität und Ordnung zwei Welten aufeinander prallen? Dass dies ganz anders ist, zeigt die Werbeagentur Dicke Kreativ aus Rosengarten bei Schwäbisch Hall. Seit September ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ARCFLOW bei den kreativen Schwaben im Einsatz. Der anstehende Umzug in neue Räume, die Erweiterung des Teams und überquellende Ordner waren der Grund zu handeln.
„Wir haben im Internet nach Anbietern von Dokumentenmanagementsystemen gesucht“, so Konstantin Straßel, der das Projekt bei Dicke Kreativ initiierte. „ARCFLOW hat uns überzeugt und die Chemie im persönlichen Kontakt hat auch direkt gestimmt!“ In netter Zusammenarbeit wurde ein Konzept entwickelt, das unter der Prämisse stand, den Absprung von den meterlangen Regalen mit Ordnern zu schaffen. Dicke Kreativ ist eine inhabergeführte Werbeagentur, die seit 1990 das äußere Erscheinungsbild kleineren und mittelständischen Unternehmen realisiert. Von Logoentwicklung über Marketingkonzepte bis hin zur Realisierung von Druckmitteln, Internetseiten oder Leuchtkästen und Fahrzeugbeschriftungen engagiert sich das Dicke Kreativ Team für seine Kunden. Klar, dass sich mit der Zeit eine Menge Papier angesammelt hat. „Wir haben rund 80 Dokumente pro Kunde und Projekt“, erklärt Straßel „Da passte es genau, dass wir mit unserem Umzug in die neuen Räume auch Platz schaffen. Heute steht jedem unserer Mitarbeiter das DMS ARCFLOW auf seinem Rechner zur Verfügung. In virtuellen Arbeitsmappen sortieren wir Korrespondenz, Rechnungen / Mahnungen, Angebote und Aufträge sowie Layouts oder – für uns ganz wichtig – Druckfreigaben unserer Kunden. Das macht das Arbeiten sehr transparent und effektiv. Früher wurden Druckbögen in Papierform manuell archiviert. Heute geht das mit ARCFLOW elektronisch in digitalen Akten.“
Manche Mitarbeiter von Dicke Kreativ standen der Idee zur Anschaffung eines DMS zunächst kritisch gegenüber und befürchteten zusätzliche Arbeit. Durch die gut gewählte Struktur und die einfache und schnelle Zuordnung der Dokumente stand das Team jedoch schnell hinter der Idee zur elektronischen Archivierung. Seit Oktober 2012 ist die Agentur nun in den neuen Räumlichkeiten mit viel Platz für die Werbetechnik-Produktion. Das DMS ARCFLOW läuft zuverlässig und die Kollegen von Herrn Straßel sind begeistert vom Zeitgewinn und der Transparenz. Statt langem Suchen wird heute schnell gefunden bei Dicke Kreativ. Eine echte Arbeitserleichterung.
Konstantin Straßel fasst zusammen: „Wir sind wirklich sehr zufrieden mit dem DMS ARCFLOW. Mit unseren 22 Mitarbeitern sind wir ja eher ein kleineres Unternehmen für den Einsatz eines DMS. Dennoch haben uns die Leute vom ARCFLOW-Team perfekt beraten und uns bei der Umsetzung unserer Ideen und Ziele unterstützt. Durch den Umzug hat die Agentur Dicke Kreativ ganz klar auf Wachstum gesetzt und dieses zukunftsorientierte Konzept trägt das DMS ARCFLOW auf jeden Fall perfekt mit.“
Foto: dicke kreativ
Monitor Digital Ltd.