Bei den Rhein Main Deponien in Flörsheim und den drei zugehörigen Unternehmen sind bei der Fakturierung Anwender gefordert. Dieselkosten der deponieeigenen Tankstelle sowie Miet- und Nutzungskosten an die Entsorgerbetriebe spielen dabei eine wichtige Rolle. Im Rahmen eines Projekts wurde das Verbesserungspotential der überwiegend in Word generierten Rechnungen erkannt. Erstes Ziel war eine Vereinheitlichung und Vereinfachung der Fakturierung für bessere Transparenz und Übersichtlichkeit für alle der Gruppe zugehörigen Unternehmen.
Heute erstellt die Finanzbuchhaltung die Ausgangsrechnungen direkt in ARCFLOW. Nach Auswahl der passenden Kundenmappe werden relevante Informationen wie Rechnungsnettobetrag, Verwendungsgrund und Leistungszeitraum in bereits vordefinierten Fenstern eingetragen. Vorlagen und vorbelegte Felder tragen dazu bei, immer wiederkehrende Rechnungen schnell und einfach zu erstellen. Einer der Vorteile dabei ist, dass z.B. unterschiedliche Steuersätze und Zahlungsarten (Überweisung/Lastschrift) berücksichtigt werden.
Aus den Eingaben des Anwenders wird in ARCFLOW automatisch ein PDF erstellt, in dem bereits der Briefkopf mit den passenden Firmenlogos hinterlegt ist. Da die Erstellung der Rechnung in ARCFLOW bereits auf der passenden Kundenmappe erfolgt, ist für die revisionssichere Archivierung kein weiterer Arbeitsschritt mehr erforderlich. Alle für die Ausgangsrechnung relevanten Anlagen können zur Rechnungsmappe hinzugefügt werden.
Den passenden ARCFLOW Workflow startet der Mitarbeiter via elektronischen Stempel der die Rechnung für die Kontierung frei gibt. Rechnungstyp, Kostenstellen und Sachkonten sind zeitsparend vorbelegt. Automatisch über eine Schnittstelle werden die Eingaben zur angebundenen Finanzbuchhaltung in SAGE übertragen. Ebenfalls durch automatischen Abgleich, wird der in SAGE gebuchte Zahlungseingang vermerkt und der letzte Schritt des Workflows fertig gestellt. Die bisherige manuelle Führung eines Rechnungsausgangsbuchs entfällt und wird über ARCFLOW automatisch in einer Excel-Tabelle generiert.
In der Übersichtsliste der Workflows hat der Anwender jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Status einer Rechnung zu prüfen. Bei den drei zur RMD gehörenden Firmen führt die neue Organisation zu einer deutlichen Verbesserung in Ablauf und Transparenz.
Fazit:
- Die Rechnungserstellung geht um einiges schneller.
- Die Rechnung mit all ihren Anlagen ist bei Nachfragen sofort einsehbar.
- Die manuelle Führung des Rechnungseingangsbuches sowie die manuelle Buchung entfallen.
- Kein hohes Papiervolumen mehr!
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