Thilo Jörg von Lacher Großküchen (Leitung IT, Telekommunikation und Workflowmanagement) hatte im letzten Jahr die Idee, ein Referenzkundentreffen von ARCFLOW in Darmstadt zu organisieren. Aus eigener Erfahrung wusste Jörg, dass es für Kunden sehr interessant ist zu erfahren, wie andere mit ARCFLOW arbeiten. Was für Anforderungen lösen andere mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder welche Wünsche der User werden im Tagesgeschäft wie berücksichtigt? Darüber wollte man sich austauschen.
Am Freitag den 11. November 2012 war es dann soweit: Das ARCFLOW-Team und die Referenzkunden trafen sich bei Lacher um sich kennenzulernen, zu diskutieren und Lösungsansätze zu beleuchten.
Lacher Großküchen stellt sich vor
Der geschäftsführende Gesellschafter Martin Lacher begrüßte die Gäste und präsentierte sein Unternehmen. Die Lacher-Firmengruppe ist der kompetente Ansprechpartner für Großküchentechnik, Gastronomiebedarf und Objekteinrichtungen. Seit fast 90 Jahren werden mit heute knapp 90 Mitarbeitern an vier Standorten Kunden aus allen Bereichen der Hotellerie und Gastronomie betreut.
Anschließend gab es eine Vorstellungsrunde aller Teilnehmer. Jeder erläuterte kurz sein Unternehmen, seinen Tätigkeitsbereich und den Einsatz von ARCFLOW im eigenen Betrieb.
DMS ARCFLOW bei Lacher – Präsentation eines Echtsystems
Thilo Jörg führte die Teilnehmer durch die Einsatzbereiche von ARCFLOW bei Lacher und stellte dar, wie die IT durch das DMS optimiert wurde. Zum Beispiel werden durch Nutzung der Mappenfelder und Mappenselektionen in ARCFLOW die Lebensläufe aller PCs und anderer IT-Hardware wie Drucker, Smartphones usw., im Betrieb dokumentiert. Von der Anschaffung bis zur Entsorgung ist hier alles auf einen Blick festgehalten. Welche Garantiezeiten gelten für den betroffenen Rechner? Welche Software ist darauf installiert? Welches Verbrauchsmaterial ist passend zu Geräten wie Drucker oder All-in-One Hardware? Wo ist dies zu beziehen? Möchte der Anwender die letzte Bestellung dazu sehen? Ein Knopfdruck genügt und die E-Mail mit dem Auftrag des zuletzt bestellten Toners wird angezeigt. Alle erforderlichen Informationen sind sofort griffbereit. Nachfragen der Anwender können so zügig bearbeitet werden. Zusätzlich dient dem Lacher Management das Handling via ARCFLOW zu Auswertung und Messbarkeit der im Einsatz befindlichen Geräte hinsichtlich deren Wirtschaftlichkeit und Effizienz.
Am Beispiel vom Handling der Lieferscheine sowie Ablieferbelegen vom eigenen Fuhrpark, und dem eingesetzten Paketdienst, demonstrierte Jörg die Integration von ARCFLOW in die bestehenden Systeme. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit in wenigen Augenblicken den Verlauf einer Sendung inklusive Ablieferbeleg nachzuvollziehen.
Durch die optimale Anbindung in die bestehenden Lösungen profitieren Anwender vom stets aktuellen Überblick aller im Tagesgeschäft anfallenden Belege. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Anwender sich in ARCFLOW oder im Warenwirtschaftssystem befindet.
Der Einsatz eines Barcodes in dem sämtliche relevanten Informationen enthalten sind, stellt sicher, dass die Belege beim Import direkt am Zielort in der ARCFLOW Struktur archiviert werden. Automatische Verlinkungen in die Kunden- und Projektstruktur führen dazu, dass Dokumente an unterschiedlichen Stellen angezeigt werden können.
Von der Mail bis zur Zeichnung sind hier alle Dokumente projektbezogen dargestellt. Die Vereinheitlichung der Unterstrukturen schafft Transparenz. Thilo Jörg: „Früher gab es schnell mal 10 bis 20 Ordner pro Projekt. Mit ARCFLOW und der elektronischen Darstellung gibt es einen viel besseren Überblick. Das schafft Effizienz im Tagesgeschäft.“
Die Nutzung der im Lieferstandard enthaltenen Telefonschnittstelle (TAPI) informiert sofort wer gerade anruft. Ein Mausklick und der Angerufene hat die betreffenden Kunden- oder Lieferanteninformationen auf dem Bildschirm parat. Das führt zu kurzen Reaktionszeiten und die Kunden freuen sich über die stets schnelle und kompetente Auskunftsfähigkeit der Lacher Mitarbeiter.
Derzeit wird das Procedere vom Umgang mit Urlaubsanträgen der Mitarbeiter von Lacher auf ARCFLOW umgestellt. Hier ist es besonders von Vorteil, dass allen im Lacher-Team das DMS zur Nutzung zur Verfügung steht. Durch die elektronische Darstellung und den passenden Workflow kann so jeder Mitarbeiter nachvollziehen, welchen Status sein Antrag gerade hat. Zeitaufwändige Rückfragen und mangelnde Transparenz sind damit vom Tisch. Jürgen Knau, Prokurist bei Lacher: „Klar mussten wir bei dem einen oder anderen Mitarbeiter Überzeugungsarbeit leisten. Gute Aufklärung und gründliche Einarbeitung führen dazu, dass die Umgewöhnung vom bisherigen manuellen Ablauf leichter fällt. Und womit üben Mitarbeiter leichter als mit einem Dokument, dass ihnen grünes Licht für die anstehende Freizeit gibt?“
Mit Ausblick auf den geplanten Rechnungseingangsworkflow beendete Jörg unter dem Beifall der Zuhörer seine Präsentation.
ARCFLOW blickt in die Zukunft
Nach der Mittagspause ging es weiter mit Ein- und Ausblicken der ARCFLOW Entwicklung:
Jens Liebich zeigte einige der Neuerungen in der kommenden ARCFLOW-Version 3.4. Neben Verbesserungen der Bedienung im Archiv-Dialog sind neue Funktionen bei den Arbeitsmappenfeldern hinzugekommen. Diese ermöglichen z.B. die Erstellung einer Kundenhistorie, oder bieten die Möglichkeit vereinbarte Liefer- oder Zahlungsbedingungen zu dokumentieren. In der Listendarstellung können wichtige Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummern und E-Mail Adressen, dargestellt werden.
In der neuen Version können nun auch im Bereich der Arbeitsmappen Workflows definiert werden. Sind an einem Prozess mehrere Dokumente beteiligt, besteht die Möglichkeit in der übergeordneten Arbeitsmappe einen Workflow anzulegen. Teilprozesse werden berücksichtigt und durch Verlinkung eingebunden. So behält der Sachbearbeiter die Fortschritte aller zusammenhängenden Prozesse im Auge.
Neu – Mit ARCFLOW Drive in alle Betriebssysteme
Als letzten Tagespunkt – Aussichten in ARCFLOW – stellte Robert Siegfanz die neue Komponente „ARCFLOW Drive“ vor. Dabei handelt es sich um eine Freigabe der in ARCFLOW archivierten Dateien und Strukturen, so dass von beliebigen Betriebssystemen ein Zugriff auf die Daten möglich ist.
Folglich wurden nach einer theoretischen Einführung in das Thema auch mittels iPad die Möglichkeiten des neuen Moduls präsentiert.
ARCFLOW sagt Danke
Das Feedback der Teilnehmer zur Veranstaltung war durchweg positiv. Der direkte Austausch ergab viele spannende Anregungen. Roger Reimann und Damir Petecin dankten Thilo Jörg und dem Management der Firma Lacher für diesen tollen Einsatz. Alle waren sich einig, eine Veranstaltung dieser Art wieder zu machen. Wir sind schon gespannt, wer als Erstes dem großartigen Beispiel von Lacher Großküchen folgen wird.
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