Ab dem 01.01.2025 gibt es zumindest für einige Firmen die Pflicht elektronische Rechnungen anzubieten. Ein Artikel bei Heise (https://www.heise.de/ratgeber/FAQ-Was-unterscheiden-sich-die-E-Rechnung-und-PDF-technisch-10020051.html) erklärt die Unterschiede zwischen einer E-Rechnung und einem PDF sehr gut. Für die elektronische Rechnung sind zwei Systeme in Verwendung: die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.
Die XRechnung besteht lediglich aus einem XML-Dokument, in dem alle Informationen zur Rechnung enthalten sind. Das Format wird im Wesentlichen von Behörden verwendet. Nähere Informationen dazu befinden sich auf der Seite https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/.
Eine ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) Rechnung besteht aus zwei Komponenten. Zum einen haben wir eine visuelle Darstellung der Rechnung im PDF/A-3 Format. Diesem Dokument ist dann eine XML-Datei angehängt, die die maschinenlesbaren strukturierten Daten enthält.
Die Rechnung wird auf elektronischem Wege (per E-Mail) an den Empfänger gesendet oder direkt auf eine dafür vorgesehene Plattform erstellt. Die XRechnung oder die ZUGFeRD Rechnung kann direkt in ARCFLOW gespeichert werden. Änderungen in der Verarbeitung in ARCFLOW müssen dabei nicht vorgenommen werden.
XRechnungen werden als E-Mail in ARCFLOW gespeichert. Der Zugriff erfolgt auf die Anhangdatei (die XML-Datei) der E-Mail. Das XML kann ausgewertet und zum Beispiel die Rechnung dem Lieferanten zugewiesen werden. In dem Bereich ändert sich in ARCFLOW nichts.
Bei der ZUGFeRD Rechnung befinden sich die Informationen im XML-Anhang der PDF-Datei (weitere Erläuterungen unter https://www.ferd-net.de/startseite.html). Bislang werden die Informationen aus der PDF-Datei ermittelt. Diese bleibt auch unverändert. Auch hier besteht für bereits vorhandene Lösungen kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Das PDF-Dokument wird unverändert in ARCFLOW gespeichert, enthält also den XML-Anhang, auch wenn er nicht sichtbar ist.
Durch die Informationen in der XML-Datei wird das Finden der Rechnungsdaten deutlich einfacher. Zum Beispiel muss die Rechnungsnummer über die Position auf dem Dokument oder durch eindeutige Texte vor oder nach der Rechnungsnummer ermittelt werden. Solche Verfahren sind fehleranfälliger, als das Auswerten der XML-Datei.
Ab der ARCFLOW Version 4.1.10 wird es einfacher die XML-Datei in ZUGFeRD Rechnungen zu lesen, da die angehängte Datei als weitere Anhangdatei im Archiv angezeigt wird. Die XML-Datei kann direkt eingesehen und wird lesbar für den Anwender in ARCFLOW visualisiert. Bei Archiven, die vor dem Update auf Version 4.1.10 importiert wurden, bleibt der XML-Anhang verborgen. Wir liefern aber ein Skript mit, mit dem die Anhangdatei (das PDF) erneut importiert werden kann und so auch den XML-Anhang im PDF sichtbar macht. Wenn Sie einen Update auf die Version 4.1.10 planen, nehmen Sie gerne mit uns unter text hidden; JavaScript is required Kontakt auf.
Weitere Informationen geben Ihnen gerne unsere Supportmitarbeiter unter text hidden; JavaScript is required oder Telefon +41 62 288 10 20.
Ihr ARCFLOW-Team
Monitor Digital Ltd.