Zusatzinformationen in Stempeln

Die Firma ARCFLOW wünscht Ihnen ein schönes Neues Jahr. Wir hoffen, dass Sie gut gerutscht sind und gesund und erfolgreich in das neue Jahr starten.

Stempel sind ein einfacher Weg, um zusätzliche Informationen auf einem Dokument zu speichern. Die Varianten reichen vom einfachen Posteingangsstempel bis zu vergleichsweisen großen Stempeln zur Kontierung oder Abrechnung von Eingangsrechnungen.

Stempel können sehr eng mit den Zusatzfeldern der Archive verbunden sein. Zusatzfelder werden in den Einstellungen von ARCFLOW definiert und können zusätzliche Informationen zu einem Archiv beinhalten. Diese Informationen sind nicht auf den Dokumenten sichtbar und werden in den Stammdaten des Archivs im Registerreiter „Zusatz“ angezeigt. Nach dem Inhalt dieser Zusatzfelder kann auch in der „Suche“ gesucht werden.

Diese Zusatzfelder werden in den Einstellungen von ARCFLOW im Bereich „Archivablage / Zusatzfelder“ definiert. Nach der Definition stehen sie allen Archiven zur Verfügung. Sind keine Werte eingetragen, sind sie „- nicht definiert -“.

Als Beispiel definieren wir fünf Zusatzfelder: „RE_Eingangsdatum“ (Datum), „RE_Nummer“ (Zahl 32-bit), „RE_FreigabeDurch“ (Zeichenkette), „RE_GeprueftVon“ (Zeichenkette) und „RE_ZahlungAm“ (Datum).

Die Zusatzfelder können eingegeben werden, wenn die Stammdaten des Archives geändert werden. Sie können aber auch durch Stempel auf dem Dokument visualisiert oder verändert werden.

Stempel können auf allen Anhangdateien mit Bildformaten aufgebracht werden. Dazu gehört insbesondere das Format PDF. Stempel werden in den Einstellungen von ARCFLOW unter „Vorlagen / Stempel“ im „Stempeldesigner“ definiert. Wird ein neuer Stempel entworfen, wird zunächst ein Rahmen für die Ausmaße des Stempels angelegt. In diesen Rahmen können verschiedene Objekte erzeugt werden. In dem Beispiel sind Label-Objekte und Eingabe-Objekte definiert.

Jedes Objekt hat unterschiedliche Eigenschaften, womit die Darstellung und der Inhalt angezeigt werden können. Zudem kann die Position des Objekts durch Ziehen mit der Maus oder durch die Angabe der Position angegeben werden. Das erste Eingabefeld „Eingang“ wird mit dem Tagesdatum vorbelegt und mit dem Zusatzfeld „RE_Eingangsdatum“ verknüpft. Wird durch den Benutzer der Inhalt des ersten Feldes im Stempel geändert, wird der gleiche Wert in das Zusatzfeld geschrieben. Die anderen Objekte sind ebenfalls mit den entsprechenden Zusatzfeldern verbunden. Bei den Eingabefeldern „Freigegeben von“ und „Geprüft von“ sind Popuplisten der Sachbearbeiter hinterlegt. In den Auswahllisten stehen alle Sachbearbeiter zur Verfügung.

Wird der Stempel auf ein PDF-Dokument gezogen, wird ein Fenster mit den entsprechenden Eingabefeldern angezeigt. Der Benutzer kann die Angaben ausfüllen und den Dialog mit der Schaltfläche „Ok“ beenden. Es wird dann ein Bild des Stempels erstellt und als Layer über das Bild der Seite geblendet. Zu einem späteren Zeitpunkt kann der Stempel erneut aufgerufen und die Angaben angepasst werden.

Beim Drucken des Dokuments kann entschieden werden, ob der Stempel mit gedruckt werden soll oder nicht. Stempel spielen auch bei den Workflows eine Rolle. So kann das Aufbringen eines Stempels zum Abschluss eine Workflow-Details führen und so den Workflow fortsetzen. Wenn Sie mehr über Stempel wissen wollen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.