Dokumente sind häufig mit Prozessen verbunden. Bestellungen, Eingangsrechnungen, Aufträge u.v.m. werden in ARCFLOW abgelegt noch bevor der komplette Prozess durchlaufen wurde. Unterschiedliche SachbearbeiterInnen müssen informiert werden und Entscheidungen treffen. Hier werden Sie vom Workflow in ARCFLOW unterstützt.
Die Benutzer und Sachbearbeiter sind in ARCFLOW getrennt zu betrachten. Die Benutzer bringen lediglich die Berechtigungen mit. Sie sind in Benutzergruppen organisiert, aus denen sich die Berechtigungen in Verbindung mit den Arbeitsmappen ergeben. Der Sachbearbeiter wiederum ist verantwortlich für das Ausführen von Tätigkeiten. Sind mehrere Sachbearbeiter für eine Tätigkeit verantwortlich, können diese in Sachbearbeitergruppen zusammengeführt werden.
Der Workflow kommt in zwei Ausprägungen. Der Ad-hoc Workflow wird beim Import des Dokuments oder beim Erstellen einer Arbeitsmappe angelegt. Hierbei handelt es sich um einen einmaligen Vorgang und die Schritte werden durch den Anwender/die Anwenderin definiert. Der Ad-hoc Workflow wird für seltene Abläufe (Organisation eines Grillabends, Vorbereitung einer Prüfung usw.) verwendet. Die einzelnen Schritte werden mit konkreten Daten versehen. Die zweite Ausprägung ist der Standardworkflow. Dieser wird in den Einstellungen definiert. Beim Import eines Dokuments wird dann der Standardworkflow ausgewählt, mit dem die einzelnen Schritte automatisch angelegt werden. Standardworkflows werden für immer wiederkehrende Abläufe (Rechnungseingang, Bestellungen usw.) verwendet. Beim Standardworkflow werden keine Daten hinterlegt, bei denen ein Schritt abgearbeitet sein muss, sondern Abstände in Werktagen. Ist heute der 30.04.2025 und ein Workflowschritt soll am nachfolgenden Montag (05.05.2025 ) erledigt werden, kann im Ad-hoc Workflow das Startdatum und das Ende genau so eingetragen werden. Im Standardworkflow haben wir die Anzahl von Tagen nach dem Start des Workflows (0 Startet den Workflowschritt sofort) als Start und eine Bearbeitungsdauer von 3 Tagen.
Die Bearbeitungsdauer wird in Werktagen angegeben. Die Werktage werden in den Einstellungen über den Kalender definiert. Hier finden sich auch die Einstellungen zu den gesetzlichen Feiertagen. Standardmäßig ist Montag-Freitag als Werktag definiert. Der 1. Mai ist als Feiertag eingetragen, so haben wir den 30., den 2. und den 5. als die nächsten drei Werktage. Der Start eines Workflowschrittes kann von einem Startdatum oder den Abschluss eines anderen Schrittes abhängig sein.
Der verantwortliche Sachbearbeiter kann entweder über eine E-Mail oder die Terminkontrolle darüber informiert werden, dass Aufgaben ausstehen. Bei Überschreitung der Abschlussvorgabe erfolgt eine erneute Information. Der Verzug kann aber auch an einen weiteren Sachbearbeiter weitergemeldet (eskaliert) werden. Einzelne Schritte können durch den Sachbearbeiter mit dem Kontextmenü bei den Workflowdetails oder durch das Aufbringen eines Stempels auf das Dokument abgeschlossen werden.
Haben Sie noch Fragen zu Workflows? Dann nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
Monitor Digital Ltd.