Dokumente können in ARCFLOW über verschiedene Wege verteilt werden. Dokumente, die immer wieder eintreffen werden häufig mit einem Workflow versehen. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die von dem Dokument Kenntnis bekommen müssen, werden dann über die Terminkontrolle oder über eine Benachrichtigung vom Workflow-System informiert. Dokumente können aber auch per E-Mail an Kollegen und Kolleginnen oder andere Personen versendet werden.
Bei einer Arbeitsmappe, einem Archiv oder einer Anhangdatei kann über den Eintrag im Kontextmenü „Versenden / über Microsoft Outlook“ oder „Versenden / über ARCFLOW“ das Dokument (oder die Dokumente) per E-Mail versendet werden. Dabei ist auch das Selektieren von mehreren Arbeitsmappen, Archiven oder Anhangdateien möglich.
Versenden über Microsoft Outlook
Beim Versenden über Outlook werden die Dokumente bereitgestellt und eine E-Mail in Outlook vorbereitet, die durch den Benutzer oder die Benutzerin ergänzt werden kann. Die Dokumente werden als Anhang zu der Mail versendet. Die Mail ist dann in Outlook unter den „Gesendete Elemente“ zu finden. In ARCFLOW finden keine Eintragungen statt.
Versenden über ARCFLOW
Wird kein Microsoft Outlook verwendet oder möchte man die Protokollierung in ARCFLOW verwenden, muss das Versenden der Mail über ARCFLOW geschehen. Dokumente, die hierüber versenden werden, werden in die „Dokumentverteilung“ (innerhalb der Stammdaten) eingetragen. Hier können zusätzlich Informationen hinterlegt werden. Zudem können die Dokumente unterschiedlich versendet werden:
• Versenden ohne Optionen: In dem Fall werden die Dokumente als Anhänge an die Mail versenden. Das entspricht dem Versenden über Outlook, mit dem Unterschied, dass in der Dokumentverteilung eingetragen wird, an wen das Dokument versendet wurde. Als Empfänger können alle E-Mail-Adressen verwendet werden.
• Anhänge als Links versenden: Die Dokumente werden nicht an die Mail angehängt. Stattdessen wird am Ende der Mail für jedes Dokument ein Link angegeben, der ARCFLOW startet und auf das entsprechende Dokument positioniert. Dokumente die bearbeitet werden sollen, können direkt aus ARCFLOW heraus bearbeitet werden. Auf dem System des Empfängers müssen die „Archivlinks“ installiert werden.
• Anhänge als Laufwerk-Links versenden: Die Dokumente werden nicht an die Mail angehängt. Stattdessen wird am Ende der Mail für jedes Dokument ein Link zur Datei im ARCFLOW Drive angegeben. Das Dokument kann dann direkt im ARCFLOW Drive bearbeitet werden. Diese Links sind nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger Zugriff auf das ARCFLOW Drive besitzt. Zugang zum ARCFLOW -Client ist nicht notwendig.
Vorteil des Versendens als Links ist neben dem direkten Zugriff auf die entsprechenden Dokumente, dass keine Megabyte an Daten durch das Mailsystem gesendet werden. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt immer über ARCFLOW. Gerade, wenn erwartet wird, dass die Dokumente bearbeitet werden sollen, muss das Dokument nicht noch einmal in ARCFLOW gesucht werden. Dieser Vorteil wird mit den Vorbereitungen der Archivlinks und/oder dem ARCFLOW Drive „erkauft“.
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