Gemeinsam scannen, da geht noch mehr

Das ARCFLOW-Team wünscht einen schönen Murmeltiertag.

Im letzten Beitrag haben wir uns schon mit der ARCFLOW SplitApp beschäftigt. Die SplitApp kann aber noch etwas mehr. In den Einstellungen können pro überwachtem Verzeichnis mehrere Barcodes mit Wildcard angegeben werden. So können Dokumente ab der Seite getrennt werden, wo ein Barcode vorhanden ist, der mit „RE_“ beginnt. Der Barcode kann dann zusätzliche Informationen enthalten, die für die weitere Verarbeitung wichtig werden (zum Beispiel Kundennummer und Belegnummer). Es können weitere Barcodes angegeben werden. Die Trennung kann dann zusätzlich bei Barcodes erfolgen, die mit „GU_“ oder „DO_“ beginnen.“

Als vierte Zeile ist ein beliebiger Barcode angegeben („*“). Das führt dazu, dass jeder Barcode zur Trennung des Dokuments führt. Da die Angabe erst am Schluss erfolgt, landen alle Dokumente, die keinen der zuvor definierten Barcodes enthalten, in der „Restebox“. Dabei ist zu beachten, dass beim Einscannen von Vordrucken die Hersteller dieser Formulare häufig einen Barcode auf ihre Formulare drucken. Das führt dann zur Trennung zum Beispiel von Stundennachweisen von Handwerkern von den eigentlichen Rechnung. In solchen Fällen kann „*“ nicht als Dokumenttrenner verwendet werden.

Ohne die Angabe eines Unterverzeichnisses werden alle Einzeldokumente in dem Zielverzeichnis abgelegt. In dem Screenshot sind Verzeichnisnamen angegeben. Die Dokumente werden abhängig vom Barcode in verschiedene Unterverzeichnisse des Zielverzeichnisses gespeichert. Die weitere Verarbeitung kann dann „typenrein“ erfolgen.

Auf der ARCFLOW-Seite werden in den Einstellungen entweder das Zielverzeichnis oder die Unterverzeichnisse als Transferverzeichnisse definiert. Die getrennten Dokumente werden dann nach ARCFLOW importiert. Hier bestehen weitere Möglichkeiten der Zuordnung zu bestimmten Arbeitsmappen. Dazu mehr zu einem anderen Zeitpunkt.