Eine Arbeitsmappe hat neben einem Namen auch eine Beschreibung. Im Arbeitsmappenbaum kann eingestellt werden, ob der Name oder die Beschreibung angezeigt wird. So kann zum Beispiel ein „technischer“ Name definiert werden, der aus einem Präfix und einer Nummer besteht (zum Beispiel „LF:01234“). In der Beschreibung steht dann der Name des Lieferanten (zum Beispiel „ARCFLOW AG, Däniken“). Dem Benutzer wird die Beschreibung angezeigt, wärend innerhalb von Skripten oder beim Zugriff über die ARCFLOW Remote Control der Namen angegeben werden kann.
Bei der Arbeitsmappe können zusätzliche Informationen in Arbeitsmappenfeldern gespeichert werden. Die Felder werden definiert und zu Mappenfeldgruppen zusammen gefasst. Diese Gruppe wird dann der Arbeitsmappe zugewiesen. Der Mappenfeldgruppe „Lieferanten“ werden zum Beispiel eine Nummer, Name, Adresse, Ort, Lieferbedingungen als Felder zugewiesen. In einer Tabellenform werden Kontaktinformationen angegeben und in einem Text Informationen über die Kontakthistorie eingetragen. Durch die Aufteilung in verschiedene Notizbuchseiten, bleibt die Übersicht erhalten.
Speicherung von Informationen in einem Archiv
Bei den Archiven können weitere Informationen in Zusatzfeldern gespeichert werden. Zusatzfelder werden für alle Archive definiert. Wird die Information für das Archiv nicht benötigt, bleibt es einfach leer. In den Zusatzfeldern können Informationen über den Dokumenttyp (Rechnung, Lieferschein, Angebot usw.), Eingangsdatum, eindeutige Ids usw. abgelegt werden. Das geht auch komfortabel über Stempel. Die beim Stempel eingegebenen Informationen werden direkt in einem Zusatzfeld gespeichert. Die Archivsuche kann auf Archive, die einen bestimmten Inhalt in einem Zusatzfeld haben, beschränkt werden. So kann nach einer bestimmten Dokumentid gesucht werden, ohne dass es zu „Beifang“ kommt, weil bei der Volltextsuche die Id auch noch eine Postleitzahl oder eine Telefonnummer sein kann.
Bei der Speicherung von eindeutigen Ids kann das Archiv auch über ein Skript schnell wieder gefunden werden. Wird ein bereits in ARCFLOW vorhandener Lieferschein erneut eingescannt, kann über die eindeutige Id das Archiv identifiziert und eine neue Version des Archives angelegt werden.
Das waren die Tipps & Tricks für dieses Jahr. Wir hoffen es war das eine oder andere Neue dabei. Wir wünschen an der Stelle schon einmal eine schöne Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr.
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