Gemeinsam scannen, getrennt ablegen

Beim Einscannen von Dokumenten wird häufig gewartet, bis ein ordentlicher Stapel zusammengekommen ist, bis man sich vor den Scanner setzt und dann gleich mehrere Dokumente einscannt. Das Gleiche gilt auch beim monatlichen Rechnungslauf oder dem Einscannen von ganzen Stapeln von Dokumenten durch einen Scanner auf dem Flur. Häufig entsteht daraus eine Datei bestehend aus mehreren Dokumenten, die unterschiedlichen Arbeitsmappen zugeordnet werden sollen. ARCFLOW bietet dafür zwei Lösungen an:

Stapelscan:

Der Stapelscan wird verwendet, wenn ein Scanner am Arbeitsplatz angeschlossen ist und eine Reihe von unterschiedlichen Dokumenten in einem Rutsch eingescannt werden. In den Einstellungen können Vorgaben für die Trennung der Dokumente eingetragen werden. Einzelne Dokumente können dabei mit einer Trennseite, die zuvor zwischen die Dokumente gelegt wird, getrennt werden. Beim Einscannen werden diese Seiten erkannt und aus dem Ergebnis entfernt. Stattdessen wird eine neue Datei ab der Seite begonnen. Bei der „Verarbeitung mit Deckblatt“ sorgt ein Begriff im Text oder ein Barcode für das Erstellen einer neuen Datei. Der Trennbegriff kann mit einem Stempel oder einem Aufkleber auf der jeweils ersten Seite aufgebracht werden, bevor der Scan-Vorgang beginnt. Es ist ebenfalls möglich eine feste Anzahl von Seiten anzugeben, ab der eine neue Datei beginnt. Vor dem Speichern der einzelnen Archive können die Zuordnung zur Arbeitsmappe und die Stammdaten angepasst werden.

SplitApp:

Die ARCFLOWSplitApp ist ein Dienst, der ein Verzeichnis überwacht und alle PDF-Dateien, die in diesem Verzeichnis abgelegt werden, trennt. Die getrennten Dateien werden in ein Ziel-Verzeichnis geschrieben. Der Dienst arbeitet unabhängig von ARCFLOW. Er ist so konzipiert, dass das Zielverzeichnis vom ARCFLOW-Jobserver überwacht werden kann, der die Dateien nach ARCFLOW importiert. In den Einstellungen der ARCFLOWSplitApp kann ein Barcode (oder ein Teil eines Barcodes) angegeben werden, anhand dessen die Trennung des Dokuments erfolgt. Das ursprüngliche Dokument muss dabei nicht unbedingt von einem Scanner kommen. PDF-Dateien mit dem monatlichen Rechnungslauf können ebenfalls getrennt und nach ARCFLOW importiert werden.

Während der Stapelscan eine Reihe von manuellen Änderungen ermöglicht, eignet sich die ARCFLOWSplitApp für die automatisierte Verarbeitung von ähnlichen Dokumenten.