Rechte, aber anders

Wir haben uns in den letzten Beiträgen um die Berechtigungen von Benutzern an Archiven gekümmert. Dabei haben die Benutzer durch ihre Zugehörigkeit zu Benutzergruppen Berechtigungen an Archiven bekommen, die bestimmten Arbeitsmappen zugewiesen waren. Die Berechtigungen ergaben sich quasi aus der Kombination von Benutzergruppe und Arbeitsmappe. Ist der Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet, die das Applikationsrecht „Besitzrechte auf Archive vergeben“ oder „Besitzrechte auf Archive vergeben (Supervisor)“ besitzen, können einzelne Archive aus dieser Rechtevergabe herausgenommen werden.

Damit ein Benutzer Besitzrechte auf einem Archiv vergeben kann, muss er einer Benutzergruppe angehören, die das entsprechende Applikationsrecht besitzt. Das kommt in zwei Ausprägungen. Das normale Besitzrecht kann den Zugriff auf das Dokument unabhängig von der Arbeitsmappenzuweisung beschränken. Benutzer der Benutzergruppe „Administratoren“ haben aber immer noch Zugriff auf die Inhalte des Archivs. Erst mit dem „Besitzrecht (Supervisor)“ kann der Besitzer des Archivs auch den „admin“ bzw. Benutzer mit Administratorenrechte aus dem Archiv aussperren. Der „admin“ kann das Dokument nicht mehr sehen oder öffnen.

Der Besitzer eines Archivs kann über die Eigenschaften bestimmt werden. Auf der Seite „Sicherheit“ kann ein Hauptbesitzer und ein oder mehrere Mitbesitzer definiert werden. Jeder Besitzer bekommt seine eigenen Rechte an dem Archiv. Besitzer und Rechte können nur durch den Hauptbesitzer geändert werden. Es müssen auch keine Mitbesitzer eingetragen werden, wenn ein Benutzer durch die Eingabe eines Kennwortes auf das Dokument zugreifen darf. Das Kennwort wird durch den Hauptbesitzer festgelegt.

Ist ein Besitzrecht definiert, greifen die Rechte, die durch die Kombination von Benutzergruppe und Arbeitsmappe definiert wurden, nicht mehr. Es werden nur noch die eingetragenen Besitzrechte verwendet. Das Archiv muss aber immer noch durch die anderen Mitbesitzer gefunden werden. Das geht entweder durch entsprechende Leserechte bei den Arbeitsmappen, die zu dem Archiv führen oder durch das Versenden eines Archivlinks per Mail oder auch Chat. Beim Empfänger müssen dann nur die „Archivlinks“ installiert sein.

Da dies der letzte Tipp & Trick für dieses Jahr sein wird, wünscht das ARCFLOW-Team schon mal eine nicht so stressige Vorweihnachtszeit und geruhsame Weihnachten. Kommen Sie gut in das Jahr 2026.