Ostern, die richtige Zeit zum Finden

Das Finden von Dokumenten ist einer der zentralen Aspekte bei einem Dokumenten Management System. Neben der hierarchischen Organisation in Arbeitsmappen steht die Volltextsuche durch alle Dokumente zur Verfügung. So verlockend die Suche über alle Dokumente klingt, so bedeutet diese häufig längere Wartezeiten, bis ein Ergebnis zur Verfügung steht. Auch die einfache (klammerfreie) Sucheingabe ist Vor- und Nachteil. In diesem Tipp & Trick geht es um die Beschleunigung der Suche und die Eingabe von komplexeren Suchen bei der Volltextsuche.

Werden auf der Seite der Suche mehrere Suchbegriffe mit Leerzeichen oder „AND“ getrennt angegeben, müssen beide Suchbegriffe im Text des Dokuments vorkommen, damit das Archiv in die Ergebnisliste aufgenommen wird. Genauso können zwei oder mehrere Begriffe mit „,“ oder „OR“ getrennt angegeben werden, wenn mindestens einer dieser Begriffe im Dokument vorkommen muss. Der Suchbegriff „Osterhase, Osterhäschen“ findet alle Dokumente in denen mindestens einer der beiden Begriffe vorkommt. Um hier noch die Mehrzahl unterzubringen, muss mit Wildcards gearbeitet werden: „Osterhase*, Osterhäschen“.

Auf die gleiche Weise können wir auch Dokumente mit „Osterkorb, Osterkörbchen“ finden. Was wir nicht einfach eingeben können ist ein Suchbegriff der Osterhasen oder -häschen und Osterkorb oder -körbchen findet. Hierzu müssten wir Klammern setzen, was leider nicht möglich ist. Da die Verknüpfung der einzelnen Wörter von links nach rechts ausgewertet wird, werden bei der Angabe von „Osterhase*, Osterhäschen Osterkorb, Osterkörbchen“ alle Dokumente gefunden, die „Osterhase“ oder „Osterhäschen“ und „Osterkorb“ beinhalten oder „Osterkörbchen“ beinhalten.

Statt dessen können wir aber in zwei Stufen suchen. Zuerst geben wir den Suchbegriff „Osterhase*, Osterhäschen“ an. Wird das Ergebnis angzeigt, klicken wir den Haken bei „Suche auf Basis der Ergebnisliste“ an. Jetzt werden nur die Dokumente durchsucht, die entweder Osterhase* oder Osterhäschen beinhalten. Wenn wir anschließend nach „Osterkorb, Osterkörbchen“ suchen, erhalten wir das gewünschte Ergebnis.

Jetzt aber Tempo

Wir haben noch einen gewünschten Nebeneffekt: Die zweite Suche geht schneller, da wir nicht mehr alle Dokumente durchsuchen, sondern nur noch einen Teil davon.

Wir wünschen allen ein schönes Osterfest und viel Spass beim Finden.