ARCFLOW erkennt automatisch den vollständigen Text eines jeden Dokuments. Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine lassen sich somit über die Stichwortsuche schnell und einfach wiederfinden. Zusätzlich können Sie beliebig viele manuelle Stichwörter für die Dokumentsuche definieren. Diese Option kann in vielen Fällen sinnvoll sein. Im Beispiel (Bild 1) wurde ein Dokument gescannt, dessen Text aufgrund eines Kaffeeflecks teilweise unleserlich geworden ist.
Bei der Volltextindizierung konnten daher nicht alle Wörter korrekt erkannt werden. ARCFLOW ermöglicht dem Anwender, die nicht lesbaren Begriffe entsprechend zu ergänzen (Bild 2). So lässt sich das Dokument jetzt auch über das Stichwort „Performance“ wiederfinden, selbst wenn dieser Begriff auf dem Originaldokument nicht vollständig lesbar war.
Darüber hinaus kann der Benutzer in den Archivstammdaten Stichwörter definieren. In dem erkannten Text ist mehrmals der Begriff „Notebook“ enthalten. Sucht der Anwender nach „Laptop“, wird er das Dokument nicht finden. Um sicherzustellen, dass das Dokument auch über dieses Synonym zu finden ist, lässt sich der gewünschte Begriff einfach als neues Stichwort beim Archiv hinterlegen.
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