E-Mails mit Arcflow automatisch verwalten und archivieren

Manuelle Archivierung von E-Mails

Einzelne E-Mails können vom Benutzer einfach per Drag & Drop aus dem Mail-Client (Microsoft Outlook oder andere) in eine Arbeitsmappe von ARCFLOW gezogen werden. So können auf manuellem Wege geschäftsrelevante E-Mails direkt beim Kunden, Lieferanten oder Projekt zugewiesen werden.

Automatische Archivierung von E-Mails

Für die automatische Archivierung wird ein Postfach beim Mail-Server benötigt. Das Programm „ARCFLOWMailApp“ wird als Dienst installiert und holt in regelmäßigen Abständen die Mails aus diesem Postfach ab. Die Mails werden in einem Pfad auf der Festplatte gespeichert. Dieser Pfad wiederum kann vom ARCFLOW Jobserver überwacht werden. So werden alle Mails aus dem Postfach ins ARCFLOW-System importiert.

Durch Einstellungen beim E-Mail-Server können alle eingehenden und ausgehenden E-Mails diesem Postfach zugewiesen werden. So kann der gesamte Mail-Verkehr in ARCFLOW gespeichert werden.

Um die E-Mails automatisch zu bestimmten Arbeitsmappen zuzuweisen, kann zum Beispiel die Absenderadresse bei den Begriffen der automatischen Mappenzuweisung hinterlegt werden.

Verwendung von Skripten

Mit der Programmierung von Skripten wird die Zuordnung zu Arbeitsmappen noch flexibler. Hier können beliebige Informationen, die bei den Arbeitsmappen hinterlegt sind, mit Informationen in der E-Mail verglichen werden und dann der Arbeitsmappe (oder einer untergeordneten Mappe) zugewiesen werden. In unserem hausinternen ARCFLOW verwenden wir im Betreff angegebene Nummern (zum Beispiel „[240012]“) zur Zuordnung zu bestimmten Support-Tickets. Wir weisen E-Mails mit bestimmten Kriterien zusätzlich einer Arbeitsmappe zu, in der allen Mitarbeitenden das Recht zu Lesen verboten wurde. Phishing-Mails kommen so zunächst in „Quarantäne“. Der Administrator kann das Archiv aus der Arbeitsmappe entfernen, wenn sichergestellt ist, dass die E-Mail harmlos ist.

Bei der automatischen Archivierung können mehr als nur eine E-Mail-Adresse abgefragt werden. Die E-Mails werden in unterschiedlichen Verzeichnissen gespeichert und dann auch über verschiedene Jobs archiviert. Unterschiedliche Mails werden dann mit unterschiedlichen Verfahren zugeordnet.

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.