Ein Archivierungswerkzeug ist nur so gut, wie es sich in die bestehende Infrastruktur einfügt. Deshalb gehen wir in diesem Tipp & Trick auf die Möglichkeiten ein, wie Dokumente nach ARCFLOW importiert werden.
Alle Wege führen nach ARCFLOW
Dokumente liegen in unterschiedlichen Formen vor. In Form von Dateien, als Papier, als E-Mail oder Listen in anderen Anwendungen. Für alles gibt es eine Importmöglichkeit nach ARCFLOW.
• Drag & Drop: Dokumente, die auf der Festplatte liegen, können per Drag & Drop in den ARCFLOW Client gezogen und auf einer Arbeitsmappe oder einem Archiv fallen gelassen werden. Die Dokumente werden dann als ein Archiv in der Arbeitsmappe abgelegt bzw. zu dem Archiv als weitere Anhangdateien hinzugefügt. Eine Möglichkeit, die gerne übersehen wird, ist das Drag & Drop mit der rechten Maustaste. Beim Fallenlassen wird dann ein Kontextmenü angezeigt, in dem das weitere Vorgehen ausgewählt werden kann. Die Dokumente können als ein Archiv mit mehreren Anhangdateien oder jede Datei als ein Archiv gespeichert werden. Es können auch Verzeichnisstrukturen als Arbeitsmappen und die Dateien als Archive angelegt werden. Das geht auch aus anderen Applikationen, wie zum Beispiel einem E-Mail-Client.
• Speichern beim Agenten: Ich kann eine Datei im vom ARCFLOW-Agent überwachten Verzeichnis abspeichern. Es wird dann der ARCFLOW-Express gestartet, in dem die Zuordnung zu Arbeitsmappen und die Vergabe des Archivnamens erfolgt.
• Scanner: Liegen die Dokumente in Papierform vor, kann ein Scanner mit einem TWAIN-Treiber vom Client angesteuert werden, der die Seiten einscannt, zu Dokumenten zusammenfasst und in ausgewählte Arbeitsmappen ablegt.
• Drucker: Habe ich einen oder mehrere ARCFLOW-Drucker installiert, kann ich aus der Anwendung, in der ich das Dokument erzeugt habe, einen Druck anstoßen. Das Dokument wird dann in ein PDF umgewandelt und in ARCFLOW abgelegt. Die Arbeitsmappe ist beim Drucker angegeben und kann durch Skripte geändert werden.
• Drive: Ist das ARCFLOW-Drive installiert kann ich einfach durch Kopieren der Datei in ein Verzeichnis den Import vollziehen. Das ARCFLOW-Drive bildet die Arbeitsmappenstruktur als Verzeichnisstruktur ab. Für jede Datei wird ein Archiv in der entsprechenden Arbeitsmappe angelegt.
Neben diesen Möglichkeiten des Benutzers, können noch weitere Verarbeitungen eingerichtet werden, die dann ohne das Zutun eines Anwenders, Dateien importieren.
• Jobserver: Der ARCFLOW-Jobserver kann mehrere Verzeichnisse überwachen. Werden in diesen „Transferverzeichnissen“ Dateien gespeichert, werden sie vom Jobserver nach ARCFLOW importiert und aus dem Transferverzeichnis gelöscht. So kann ein Import von Dokumenten aus einer anderen Applikation erfolgen, ohne dass der Anwender etwas dazu tun muss. Die Archive werden der Arbeitsmappe hinzugefügt, die beim Transferverzeichnis hinterlegt ist. Auch hier kann über Skripte die Arbeitsmappe geändert werden.
• Scanner: Ist ein Scanner nicht von einem Arbeitsplatz aus steuerbar, kann er so eingerichtet werden, dass er gescannte Dokumente in einem Transferverzeichnis speichert. Der Jobserver erledigt dann den Rest. Hier kann auch die ARCFLOWSplitApp verwendet werden, um mehrere Dokumente, die zusammen eingescannt wurden, wieder zu trennen und erst dann in einem Transferverzeichnis zu speichern.
• E-Mails: E-Mails können per Hand mit Drag & Drop nach ARCFLOW importiert werden. Sollen alle E-Mails von einem E-Mail-Konto in ARCFLOW importiert werden, bietet sich die ARCFLOWMailApp an. Die MailApp wird als Service gestartet und fragt regelmäßig das Postfach ab. Alle eingegangenen E-Mails werden in einem Transferverzeichnis abgespeichert. Der Jobserver sorgt dann für den Import der E-Mails.
• Programmierschnittstellen: Mit der ARCFLOWAPI kann eine Bibliothek an Funktionen in ein Programm integriert werden, dass anschließend eine Verbindung zum ARCFLOW-Server herstellen kann. Über diese Verbindung können fast alle Funktionen des Clients aufgerufen werden. Unter Anderem auch die Funktionen für den Import von Dokumenten.
Die Möglichkeiten Dokumente zu importieren sind zahlreich. Wir helfen Ihnen gerne, den Einfachsten für Sie zu finden.
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