Als Dokumentenmanagementsystem ist ARCFLOW häufig der „Endpunkt“ von Dokumenten. Dateien werden in ARCFLOW importiert und verbringen dort ihre Existenz, bis sie gelöscht werden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Wegen, über die Dokumente nach ARCFLOW importiert werden können.
Import über Menü oder Kontextmenü in ARCFLOW
In AcFlow kann ein neues Dokument entweder über die Schaltfläche „Neu“ in der Werkzeugleiste oder über den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü erstellt werden. In einer weiteren Auswahl wird die Quelle des Dokuments ausgewählt. Das Dokument kann aus einer Datei oder aus einem Scann erstellt werden. Im Falle einer Datei wird ein entsprechender Auswahldialog angezeigt.
Drag & Drop
Diese Variante ist wesentlich einfacher als der Import über die Schaltfläche der Werkzeugleiste. In dem Fall wird die Datei einfach auf eine Arbeitsmappe gezogen, um ein neues Archiv mit der Datei als Anhangdatei zu erstellen. Wird die Datei auf ein bestehendes Archiv gezogen, wird dem Archiv die Datei als eine weitere Anhangdatei hinzugefügt. Es können auch mehrere Dateien per Drag & Drop nach ARCFLOW gezogen werden. Standardmäßig wird dann ein Archiv mit mehreren Anhangdateien erstellt oder alle Dateien als Anhänge zu einem bestehenden Archiv hinzugefügt. Die Drag & Drop-Operation kann aber auch mit gedrückter rechter Maustaste erfolgen. In dem Fall wird beim „loslassen“ ein Kontextmenü angezeigt. Hier sind folgende Operationen möglich:
• Dateien als ein Archiv anlegen – Das entsprecht der Variante mit der linken Maustaste.
• Jede Datei als ein Archiv anlegen – Jede Datei wird als ein Archiv mit jeweils einer Anhangdatei angelegt.
• Dateien in Verzeichnisstruktur anlegen – In der Auswahl befindliche Verzeichnisse werden als Arbeitsmappen in der Zielarbeitsmappe und jede Datei wird als ein Archiv in der Mappe angelegt.
Gerade der Import von größeren Datenmengen lässt sich mit Drag & Drop mit der rechten Maustaste sehr einfach umsetzen.
Speichern in Importverzeichnissen
Einzelne Dateien können direkt aus der Anwendung mit der sie erstellt werden in einem Verzeichnis gespeichert werden, das von ARCFLOW überwacht wird. Dateien in diesen Verzeichnissen werden nach ARCFLOW importiert und aus dem Verzeichnis anschließend gelöscht. Ist der ARCFLOW Agent gestartet, wird im Verzeichnis „Dokumente“ das Unterverzeichnis „AF_AGENT“ angelegt. Dateien die hier gespeichert werden, landen automatisch in ARCFLOW. Ebenso können Verzeichnisse durch den ARCFLOW Jobserver überwacht werden. Das sind dann Freigaben auf einem Fileserver in die Anwender und Anwenderinnen Dateien speichern können, um sie nach ARCFLOW zu importieren.
Drucken auf einen ARCFLOW Drucker
Ist ein ARCFLOW Drucker installiert, können aus allen Applikationen, die Drucken können, Dokumente nach ARCFLOW importiert werden. Der ARCFLOW Drucker wandelt jeden Druckstrom in ein PDF-Dokument um und speichert dieses in ARCFLOW ab. So können Web-Seiten, Dokumente aus einem ERP-System und Besprechungsnotizen von einem Whiteboard nach ARCFLOW importiert werden.
Speichern im ARCFLOW Drive
Das ARCFLOW Drive ist eine Erweiterung der ARCFLOW-Lizenz. Es ermöglicht Teile der Arbeitsmappenstruktur als Laufwerk freizugeben. Das Laufwerk kann mit dem lokalen System verbunden werden. In dem Laufwerk werden alle Arbeitsmappen als Verzeichnisse und alle Archive als Dateien angezeigt. Über das Laufwerk kann lesend und schreibend zugegriffen werden. Soll eine neues Archiv angelegt werden, wird einfach eine neue Datei in die entsprechenden Verzeichnisstruktur gespeichert. In diesem Fall muss der Anwender/die Anwederin nicht einmal wissen, dass sich hinter der Freigabe ein ARCFLOW Drive verbirgt.
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