Im letzten Artikel haben wir uns die Suche in ARCFLOW vorgenommen. Dabei haben wir uns auf das Finden bestimmter Inhalte in den Dokumenten konzentriert. Durch die Möglichkeiten der erweiterten Suche, können wir die Treffermenge einschränken, indem wir das Dokumentdatum begrenzen oder nur bestimmte Dokumenttypen zulassen.
Beschränkung auf Dokument-Datum und Dateityp
Direkt unterhalb des Suchbegriffs kann ein Haken bei „Archive im Zeitraum“ gesetzt werden. In den Feldern dahinter kann ein Datumsbereich angegeben werden. Durch den Suchbegriff „Rechnung ARCFLOW“ werden alle Rechnungen von ARCFLOW aufgelistet. Durch die zusätzliche Angabe des Zeitraums 01.03.2024 bis 31.03.2024, werden nur die Rechnungen aus dem März 2024 aufgelistet. Ausschlaggeben ist hier das Dokumentdatum des entsprechenden Archivs (zu finden bei den Stammdaten).
Ebenso kann die Trefferliste auf Archive mit Anhangdateien bestimmter Dateitypen eingeschränkt werden. Die Schaltflächen beschränken dabei auf Gruppen von Dateitypen. Bei „Bilder“ werden zum Beispiel die Dateitypen BMP, JPG, PNG, TIF und TIFF berücksichtigt. Die Dateitypen können aber in den „erweiterten Sucheinstellungen“ noch detailierter angegeben werden.
Die erweiterten Sucheinstellungen
Die Dateitypen sind der Einstieg in die Welt der erweiterten Sucheinstellungen. Beim Anklicken einer Schaltfläche werden automatisch ein oder mehrere Dateitypen in der Liste der Dateitypen angehakt. Daher bekommt das Symbol bei „Dateitypen“ eine Lupe. Hier können wir wählen, ob Archive in die Treffermenge kommen, die das Suchwort in einem („ODER-verknüpft“) oder in allen („UND-verknüpft“) angegebenen Dateitypen enthalten. In Kombination mit einem Suchbegriff ist das vielleicht nicht so spannend. Der Suchbegriff kann aber auch leer gelassen und die Dateitypen EML und PDF mit „UND-verknüpft“ angeben werden, um so alle Mails mit mindestens einem PDF-Anhang zu bekommen (siehe ersten Screenshot).
Weitere Einstellungen beziehen sich auf:
• Arbeitsmappen – Auch hier haben wir die Möglichkeit der UND- bzw. ODER-Verknüpfung. Bei der UND-Verknüpfung muss das gefundene Archiv in allen Arbeitsmappen vorhanden sein, sonst nur in mindestens einer. Die ausgewählte Arbeitsmappe schließt nicht automatische alle untergeordneten ein. Diese müssen separat angewählt oder über das Kontextmenü mit ausgewählt werden.
• Workflow-Art – Das Archiv muss eine der ausgewählten Workflow-Arten besitzen. Abgeschlossene und nicht abgeschlossene Workflows werden hier nicht unterschieden.
• Erledigungsvermerk – In einem der Workflow-Schritte muss mindestens eines der angegebenen Erledigungsvermerke angegeben sein.
• Sachbearbeiter – Es werden nur Archive berücksichtigt an deren Workflow einer der angegebenen Sachbearbeiter beteiligt ist.
• Sachbearbeitergruppen – Es werden nur Archive berücksichtigt an deren Workflow eine der angegebenen Sachbearbeitergruppen beteiligt sind.
• Zusatzfelder – Es werden nur Archive berücksichtigt, die in den ausghewählten Zusatzfeldern einen bestimmten Wert stehen haben. Auch hier haben wir wieder die Möglichkeit eine UND- oder ODER-Verknüpfung der Felder anzugeben.
Generell kann die Suche alle Archive, alle Archive mit erledigten Workflows oder alle Archive mit nicht erledigten Workflows beinhalten. Im zweiten Screenshot werden Archive mit offenen Workflows mit dem Sachbearbeiter DST gesucht, um für eine Urlaubsvertretung gewappnet zu sein.
Die Möglichkeiten der Nutzung der Suche ist mit diesen Möglichkeiten nicht nur auf das Finden bestimmter Dokumente beschränkt. Mit der richtigen Suche, kann ich ermitteln, welche bzw. wie viele Rechnungen den Rechnungseingangsworkflow durchlaufen haben und wie viele davon den Workflow noch nicht abgeschlossen haben. Vermerke ich in einem Zusatzfeld zum Beispiel den Dokumenttyp, kann ich auch diese Archive ausfindig machen.
Das Suchergebnis kann in eine Tabelle exportiert werden, um außerhalb von ARCFLOW weiter verarbeitet zu werden. Oder es wird ein ARCFLOW Skript verwendet, um die Archive einer weiteren Arbeitsmappe zuzuweisen oder automatisch weiter zu verarbeiten.
Den nächsten Artikel zu einem Finden-Thema machen wir vielleicht besser zu Ostern. Wir wünschen einen schönen Sommer.
Ihr ARCFLOW-Team
Monitor Digital Ltd.