Dokumente finden wird in ARCFLOW leicht gemacht. Einfach auf der entsprechenden Notizbuchseite einen Suchbegriff eingeben und das Dokument ist in sekundenschnelle gefunden. Die Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert. „kaffemaschine“ erzeugt die gleiche Treffermenge wie „kAfFeEmAsChInE“. Dabei muss nicht unbedingt ein vollständiger Suchbegriff eingegeben werden. Einzelne Buchstaben oder beliebige Zeichenfolgen können durch die Wildcards „?“ und „*“ ersetzt werden. Suche ich nach „Kaffeemaschine“, finde ich nur Dokumente, in denen das Wort „Kaffeemaschine“ vorkommt. „Kaffeeautomat“ oder „Kaffeemaschinen“ finde ich damit nicht. Hier helfen die Wildcards. Mit „Kaffeemaschine*“ finde ich alle Dokumente, in denen ein Wort steht, das mit „Kaffeemaschine“ beginnt. Zum Beispiel „Kaffeemaschine“ und „Kaffeemaschinen“. Der „*“ steht für eine beliebige Zeichenkette (auch die leere). Ich bekomme aber auch unerwünschten „Beifang“ zum Beispiel Dokumente mit „Kaffeemaschinenentkalker“.
Die Wildcards sind ebenfalls sehr nützlich, wenn ich nicht genau weiß, wie etwas geschrieben wird. Suchen Sie nach der Familie „Maier“, wissen aber nicht, ob sie mit „ei“, „ai“, „ey“ oder „ay“ geschrieben wird, können Sie nach „M??er“ suchen. Damit finden Sie alle Schreibvarianten von „Maier“, aber auch „Maler“. Weniger hilfreich ist die Verwendung von „M*er“, weil wir damit alles finden, was mit „M“ anfängt und mit „er“ aufhört. Also „Maier“ und seine Variationen, „Maler“, „Montagsmaler“, „Markenbutter“, „Muster“ usw.
Es können auch mehrere Suchwörter angegeben werden. Bei einer Eingabe von „Kaffeemaschine Bohnen“ werden alle Archive aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Diese müssen auch nicht in der Reihenfolge im Text enthalten sein. Sollen alle Dokumente gefunden werden in denen mindestens eines der Worte vorkommt, kann „Kaffeemaschine OR Bohnen“ angegeben werden. Auch hier ist eine Verwendung mit Wildcards möglich.
Ein Blick unter die Haube
Bei der Suche in ARCFLOW werden nicht alle Dokumente durchsucht, sondern ein Index. Für die Pflege des Index ist der ARCFLOW Indexserver zuständig. Dieser ist als Dienst gestartet und pflegt alle Wörter eines neuen oder geänderten Dokuments in den Index ein. Zusätzlich wird der Archivname, der Dokumentname und die Archivnummer in den Index eingefügt. Das Durchsuchen des Index geht viel schneller, als das Durchsuchen aller Dokumente nach dem Suchwort.
Werden bei einer Suche mehrere Wörter angegeben, finden auch mehrere Suchen hintereinander statt. Die Suchergebnisse werden dann entsprechend des Mengenoperators zusammen geführt. Bei „OR“ werden beide Mengen vereinigt, bei „AND“ (oder keiner Angabe) wird die Schnittmenge gebildet.
Es finden nicht alle Wörter ihren Weg in den Index. Wörter, die in jedem Text vorkommen („der“, „aber“, „keiner“, „und“, „oder“ usw.) werden nicht in den Index eingepflegt. Diese Wörter befinden sich in einer „Stoppwortliste“, die vom Administrator erweitert werden kann. Wird eines der Worte bei der Suche verwendet, erscheint ein entsprechender Hinweis und das Wort wird für die Suche ignoriert.
In der Suche gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Optionen. Diese werden wir im nächsten Beitrag behandeln.
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