Im DMS ARCFLOW können Sie Dateien unterschiedlicher Formate archivieren. Die Originaldokumente werden in der ARCFLOW-Datenbank komprimiert, revisionssicher und verschlüsselt abgelegt, so dass sie nur von Anwendern lesbar sind, die über die entsprechenden Benutzerrechte verfügen.
Die Dateien können Sie auch nach der Archivierung in ARCFLOW jederzeit editieren. Dazu wählen Sie die Datei aus und klicken im Kontextmenü auf „Bearbeiten“. Anschließend wird das Dokument in ARCFLOW oder dem jeweiligen Standardprogramm zur Bearbeitung geöffnet. Sobald Sie die Datei speichern und schließen, wird das geänderte Dokument als neue Version in ARCFLOW abgelegt. Die alte Version wird automatisch in den Hintergrund verschoben.
Die aktuelle Version des Dokuments befindet sich immer im Vordergrund und wird zur Anzeige geöffnet, wenn der Anwender doppelt auf die Datei klickt. Alle vorherigen Versionen kann der Benutzer über den Versionsverlauf erreichen. Er kann sich die Datei anzeigen lassen oder auch wieder in den Vordergrund holen.
Möchte der Benutzer über einen längeren Zeitraum ein Dokument bearbeiten, kann er es auschecken, wenn er dazu die passenden Rechte hat. Solange sich das Dokument im Status „ausgecheckt“ befindet, können alle anderen Benutzer die Datei weiterhin im Lesemodus öffnen. Somit ist es möglich, ein Dokument beispielsweise über das Wochenende mitzunehmen, zu verändern, und am Montag wieder einzuchecken. Der Administrator kann definieren, welcher Mitarbeiter über welchen Zeitraum wie viele Dokumente gleichzeitig auschecken darf. Wenn der Benutzer die ausgecheckte Datei nicht wieder ordnungsgemäß zurückführt, erhält der Administrator eine Nachricht.
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