Die Rechte in ARCFLOW teilen sich in vier Bereiche: Applikationsrechte, Rechte von Benutzern, Rechte von Benutzergruppen und Besitzerrechte. In diesem Tipps & Tricks beschäftigen wir uns nur mit den Rechten, die sich aus dem eigenen Benutzer oder der Zugehörigkeit des eigenen Benutzers zu Benutzergruppen ergeben. Da diese Berechtigungen auf die gleiche Art und Weise vergeben werden, reicht es aus, uns nur mit dem Setzen von Rechten bei der Benutzergruppe auseinander zu setzen.
Welche Rechte ein Benutzer an einer Arbeitsmappe oder einem Archiv besitzt, hängt immer von der Kombination Benutzer/Benutzergruppe und Arbeitsmappe ab. Machen wir gleich ein Beispiel. Die Benutzerin „CHB“ (Christiane Huber) möchte die Arbeitsmappe „Kunden / Lieferanten“ lesen. Die Berechtigungen können auf unterschiedlichen Wegen aufgerufen werden. Am einfachsten melden wir uns als „admin“ an ARCFLOW an. Im Arbeitsmappenbaum können wir dann zur Arbeitsmappe gehen und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen. Hier gehen wir auf „Erweitert / Rechteverwaltung“. In dem sich öffnenden Dialog sehen wir auf der linken Seite den Arbeitsmappenbaum (die ausgewählte Arbeitsmappe ist bereits selektiert) und auf der rechten Seite eine Liste der Benutzer, darunter die Berechtigungen. Einen ähnlichen Dialog können wir auch über die Einstellungen von ARCFLOW (Menü „Datei / Einstellungen“, „Berechtigungen / Benutzer“, Schaltfläche „Arbeitsmappenrechte…“ oder „Berechtigungen / Benutzergruppen“, auf der Seite „Rechte“, Schaltfläche „Arbeitsmappenrechte…“ oder „Archivablage / Arbeitsmappen“, auf der Seite „Rechtedefinition“) aufrufen. Da wir in den Einstellungen der Archivablage alles einstellen können, rufen wir das auf. Also im Menü auf „Datei / Einstellungen“ gehen und im Einstellungsdialog den Bereich „Archivablage / Arbeitsmappen“ auswählen. Die Rechte befinden sich auf der Seite „Rechtedefinition“.
Wird auf der rechten Seite die Benutzerin „CHB“ ausgewählt, sehen wir darunter die Rechte der Benutzerin. Hier ist nichts ausgewählt. Dies sind aber nur die Rechte, die direkt bei der Benutzerin hinterlegt sind. Auf der Seite „Effektive Berechtigungen“ können wir sehen, welche Rechte sich aus der Zugehörigkeit zu Benutzergruppen ergeben. Hier sehen wir, dass die Rechte zum Lesen der Arbeitsmappe und zum Anlegen von untergeordneten Arbeitsmappen vorhanden sind. Die Rechte ergeben sich aus der Benutzergruppe „Vertrieb“, wo die Benutzerin Mitglied ist.
Es empfiehlt sich, die Berechtigungen bei den Benutzergruppen zu definieren. So lassen sich Funktionseinheiten erstellen, die alle die gleichen Berechtigungen haben. Kommt ein neuer Kollege oder Kollegin dazu, wird der entsprechende Benutzer der Benutzergruppe zugewiesen und hat alle notwendigen Berechtigungen für diese Funktion. Ein Benutzer kann auch in mehrere Benutzergruppen zugewiesen werden. Der Benutzer bekommt dann die Rechte aus allen Gruppen. Später dazu mehr.
Wechseln wir zu den Benutzergruppen in der oberen Hälte und wählen in der Liste die Gruppe „Vertrieb“ aus. Unten wählen wir die „Berechtigungen“ aus. Die Berechtigungen teilen sich in die Archivrechte und die Arbeitsmappenrechte auf. Die Archivrechte beziehen sich auf alle Archive, die der ausgewählten Arbeitsmappe zugewiesen sind, die Arbeitsmappenrechte beziehen sich auf die ausgewählte Arbeitsmappe. Die Bedeutung der Rechte ist im ARCFLOW-Wiki beschrieben. Die Benutzerin „CHB“ darf die Arbeitsmappe lesen (sie wird im Arbeitsmappenbaum angezeigt) und darf unterhalb dieser Mappe weitere Arbeitsmappen anlegen.
Neue Kunden/Lieferanten werden mit Hilfe von Vorlagemappen angelegt. Auch hier können im Vorfeld Berechtigungen angegeben werden. Mehr dazu im nächsten Tipp.
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