Zuweisung eines Archivs zu mehreren Arbeitsmappen

Nach sehr langer Zeit gibt es mal wieder einen Beitrag unter der Kategorie „Tipps & Tricks“. Es gab seit dem 01.12.2010 keine Tipps mehr weil, … sie von einem Dinosaurier gefressen wurden. Ganz bestimmt. Und da waren ein paar sehr gute Tipps dabei.

Aber lenken wir mal schnell vom Thema ab und kommen zum Tipp von heute: Archive können in ARCFLOW in mehrere Arbeitsmappen zugewiesen werden. Arbeitsmappen dienen dazu Archive strukturiert abzulegen. So können zum Beispiel Belege unterhalb der Arbeitsmappe eines Lieferanten in der Arbeitsmappe Rechnungen abgelegt werden. Oder es wird eine Arbeitsmappe zu einem Bestellvorgang unterhalb eines Lieferanten angelegt usw.

In unserem Beispiel wurden mehrere Artikel unterschiedlicher Zeitschriften eingescannt. Die Artikel befinden sich in einer Arbeitsmappenstruktur unterhalb der Arbeitsmappe „Wissen“. Hier sind weitere Arbeitsmappen angelegt, um unterschiedliche Wissensbereiche zu repräsentieren. Deckt ein Artikel mehrere Bereiche ab, kann das Archiv sowohl der Arbeitsmappe „Wissen\Recht“, als auch „Wissen\Entwicklung“ zugeordnet werden. Es handelt sich in beiden Arbeitsmappen um das selbe Archiv (die angezeigten Archive sind nicht gleich, sondern es ist tatsächlich das Selbe). Die darin enthaltenen Anhangdateien sind ebenfalls die selben. Änderungen am Archiv und den Anhangdateien werden in beiden Arbeitsmappen angezeigt.

Eine Verknüpfung eines Archivs in eine weitere Arbeitsmappe kann wie folgt durchgeführt werden:

1. Archiv auswählen.

2. Mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und „Verknüpfen“ auswählen (schneller geht das mit <STRG>+<L>). Die Verknüpfung befindet sich dann in der ARCFLOW-Zwischenablage.

3. Die Ziel-Arbeitsmappe auswählen.

4. Die Verknüpfung über das Kontextmenü „Einfügen“ (auch hier geht das mit <STRG>+<V> schneller).

Zu beachten ist dabei, dass beim Löschen das Archiv gelöscht wird und damit das Archiv aus beiden Arbeitsmappen verschwindet. Soll es nur aus einer Arbeitsmappe gelöscht werden, muss im Kontextmenü des Archivs „Entfernen aus Arbeitsmappe“ verwendet werden.

Viel Spaß beim Ausprobieren.