Zu einem Archivierungssystem gehört auch immer der Blick auf die Geschichte eines Archivs. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie wir sehen, welche Änderungen an einem Archiv vorgenommen wurden. Jede Veränderung an einem Archiv wird in einem Protokoll festgehalten. In der Historie (Seite „7 Historie“ im Archiv-Dialog) können diese Veränderungen und wer diese Veränderungen gemacht hat, nachverfolgt werden. Dabei wird unterschieden, ob diese Änderungen an den Stammdaten des Archivs, den Anhangdateien, am Workflow oder dem Text erfolgt sind.
Zu den Änderungen an den Stammdaten gehören alle Informationen, die auf der Stammdaten-Seite des Archivs angegeben werden. Am häufigsten sind das die Änderungen am Namen, der Beschreibung usw. oder auch Änderungen an der Arbeitsmappenzuordnung oder bei den Zusatzfeldern. Ebenso werden Änderungen am Workflow-Kopf oder an den Workflow-Details protokolliert. Das betrifft das Anlegen von Workflows, aber auch das Bearbeiten der Workflow-Details. Wird der Archivtext durch einen Benutzer verändert, wird das ebenfalls bei der Historie vermerkt. Änderungen der Anhangdateien befinden sich im Bereich „Anhangdateien“. Dabei wird immer der Benutzer, der Zeitpunkt und die Nummer des Workflow-Details bzw. der Anhangdatei vermerkt.
Wird der Inhalt von Anhangdateien geändert, wird eine neue Version der Anhangdatei in ARCFLOW abgelegt. Die unterschiedlichen Versionen können über den Versionsverlauf eingesehen werden. Der Versionsverlauf wird über das Kontextmenü der Anhangdatei aufgerufen. Der Versionsverlauf steht erst dann zur Verfügung, wenn es mehr als eine Version der Anhangdatei gibt. Der Versionsverlauf gibt uns Zugriff auf die Vorgängerversionen. Die ausgewählte Version kann angezeigt, exportiert oder zur aktuellen Version gemacht werden (was die bisher aktuelle Version in den Versionsverlauf verschiebt).
Es wird nicht alles protokolliert. In der Historie kann eine Änderung der Stammdaten festgestellt, aber nicht genau ermittelt werden, welche Stammdaten geändert wurden. Genauso trifft der Versionsverlauf keine Aussage, was an einem Dokument geändert wurde. Dies kann nur durch einen Vergleich der verschiedenen Versionen erfolgen. Da die Anhangdateien, abgesehen von der Texterkennung, keinen Inhalt haben, können wir auch nicht feststellen, was innerhalb des Dokuments verändert wurde. Dafür ist dann eine Funktion in dem entsprechenden Programm, mit dem das Dokument bearbeitet werden kann, notwendig.
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