Der Import von Dokumenten zu beliebigen Arbeitsmappen ist häufig mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Die in einem Verzeichnis abgelegte Datei muss per Drag & Drop in die Arbeitsmappe von ARCFLOW gezogen werden. Soll eine geänderte Datei dann wieder in dem Verzeichnis gespeichert werden, muss sie exportiert und in dem entsprechenden Verzeichnis abgelegt werden. Wir haben hier nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch die Gefahr, dass neuere Versionen durch alte Versionen überschrieben werden. Das ARCFLOW Drive bietet hier eine Alternative.
Das ARCFLOW Drive ist eine Lizenz-Option zur ARCFLOW Lizenz. Es bietet die Möglichkeit Arbeitsmappen in ARCFLOW in einer Windows Laufwerksfreigabe anzuzeigen. Dazu wird in den Einstellungen von ARCFLOW ein Laufwerk definiert und diesem anschließend Arbeitsmappen zugewiesen.
Auf dem Server wird ein entsprechender Laufwerkstreiber konfiguriert. Ist das eingerichtet, können sich Benutzer an die Freigabe anmelden (in unserem Beispiel heißt der Server „dmsserver“ und die Freigabe „AfDrive“, Benutzer können sich an die Freigabe „\\dmsserver\afdrive“ anmelden). Diese Anmeldung erfolgt über den Windows Explorer mit dem Benutzer, welcher am lokalen Windows angemeldet ist. Damit ARCFLOW den Benutzer prüfen kann, benötigen wir noch eine Verbindung zum Active Directory. Diese Informationen werden in den Einstellungen von ARCFLOW unter „Berechtigungen / Domänen“ angegeben. Die Benutzer aus der Domäne müssen ebenfalls in ARCFLOW angelegt werden. Hier können im Abschnitt „Berechtigungen / Benutzer“ Benutzer aus der Domäne übernommen werden. Nach der Zuweisung der Benutzer zu Benutzergruppen haben die Benutzer dann auch Rechte an den Arbeitsmappen.
Meldet sich ein Benutzer über die Freigabe an, werden ihm alle Arbeitsmappen als Verzeichnisse und alle Archive als Dateien angezeigt. Die Berechtigungen in ARCFLOW werden dabei auch im Windows Explorer abgebildet. Hat der Benutzer zum Beispiel kein Leserecht auf einer Arbeitsmappe, wird auch das entsprechende Verzeichnis nicht angezeigt.
Mit dem ARCFLOW Drive kann wie mit jedem anderen Laufwerk gearbeitet werden. Alle Archive werden als Dateien und alle Arbeitsmappen als Verzeichnisse ausgegeben. Es können Dateien oder ganze Verzeichnisse in das Laufwerk kopiert, umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Die entsprechenden Operationen werden in ARCFLOW ausgeführt , sodass der Datenbestand immer konsistent ist. Beliebige Programme oder auch Benutzer können mit ARCFLOW arbeiten, ohne dass sie etwas davon merken. Der Windows Explorer verfügt natürlich nicht über die gleichen Funktionen wie der ARCFLOW Client. Es ist deshalb kein Zugriff auf Workflows oder Mappenfelder möglich. Auch muss der Zugriff bei den Archiven auf die erste Anhangdatei beschränkt werden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie noch Fragen zum ARCFLOW Drive? Wenden Sie sich gerne an den ARCFLOW-Support unter text hidden; JavaScript is required. Wir wünschen noch eine schöne Sommerzeit und ein paar schöne Spiele bei der Fußball EM.
Monitor Digital Ltd.