Übersicht behalten durch automatische Unterteilung der Arbeitsmappe

Mit der Zeit können sich in einzelnen Arbeitsmappen gerne etwas mehr Archive ansammeln, als es für die Übersicht gut ist. Innerhalb aller Arbeitsmappen kann die Sortierung der Archive nach Namen, Archivnummer oder Dokumentdatum eingestellt werden. Aber auch das schafft bei einer größeren Menge keine bessere Übersicht. Zudem werden diese Einstellungen für die Applikation und nicht für einzelne Arbeitsmappen getroffen. Abhilfe schafft hier eine Unterteilung in weitere Arbeitsmappen.

Diese Arbeitsmappen müssen nicht erstellt werden. In den Eigenschaften einer Arbeitsmappe können über den Eintrag „Automatische Unterteilung“ verschiedene virtuelle Arbeitsmappen erzeugt werden:

• „keine Unterteilung“ – Das ist die Standardeinstellung. Alle Archive werden in dieser Arbeitsmappe dargestellt.

• „Unterteilung in Jahresmappen“ – Ausgehend von Dokumentdatum des Archivs wird eine virtuelle Arbeitsmappe mit dem entsprechenden Jahr angezeigt.

• „Unterteilung in Jahres- und Monatsmappen“ – Ausgehend vom Dokumentdatum des Archivs wird eine virtuelle Arbeitsmappe für das Jahr angezeigt. In dieser Jahresmappe werden weitere Mappen für den Monat angezeigt.

• „Unterteilung in Jahres-, Monats- und Tagesmappen“ – Ausgehend vom Dokumentdatum des Archivs wird eine virtuelle Jahresmappe, darin die Monats- und darin die Tagesmappe angezeigt.

• „Unterteilung durch Skript“ – Die Unterteilung erfolgt über ein Skript. Hier können fast beliebige Unterteilungen erstellt werden.

Wir verwenden hausintern insbesondere in den Arbeitsmappen, wo Rechnungen abgelegt werden, eine automatische Unterteilung in Jahresmappen. So haben wir einen besseren Überblick und müssen nicht einzelne Jahrgänge suchen oder besondere Regeln für die Benennung von Rechnungen festlegen.

Die virtuellen Arbeitsmappen sind mit einer Uhr gekennzeichnet. Diese Arbeitsmappen sind nur in der Anzeige vorhanden und müssen zum Beispiel bei der Programmierung von Skripten nicht beachtet werden. Die Archive sind immernoch der gleichen Arbeitsmappe zugewiesen. Lediglich bei der Anzeige werden die entsprechenden virtuellen Mappen eingeblendet.

Den nächsten Artikel in der Tipps & Tricks Rubrik wird es erst im nächsten Jahr geben. Wir wünschen an der Stelle schon einmal eine angenehme Vorweihnachtszeit, erholsame Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.