Organisation von Dokumenten in ArcFlow

In ARCFLOW werden die Archive in der Reihenfolge in der sie archiviert werden abgelegt. Sie werden in einer Archivliste oder unter den „Nicht zugeordneten Archiven“ nach Jahr und Monat unterteilt angezeigt. Einzelne Dokumente können mit der Volltextsuche gefunden werden, zusammenhängende Dokumente (zum Beispiel Bestellung und Lieferschein) werden aber abhängig vom verwendeten Suchbegriff nicht als zusammengehörend angezeigt.

Dokumente können einem Vorgang zugeordnet werden, indem der Vorgang als Arbeitsmappe definiert wird. Dazu kann eine Arbeitsmappe angelegt werden, die zum Beispiel eine Bestellung repräsentiert. Findet man ein Dokument aus diesem Vorgang, können alle Dokumente innerhalb der Arbeitsmappe angezeigt werden. Daraus ergibt sich schnell eine ganze Hierarchie von Arbeitsmappen.

In dem Bild ist ein Ausschnitt eines Arbeitsmappenbaumes zu sehen. Jeder Kunde bzw. Lieferant hat seine eigene Arbeitsmappe. Die Arbeitsmappe ist jeweils in die Mappen „Anschreiben“, „Aufträge“, „Gesprächsnotizen“ und „Informationen“ unterteilt. Unterhalb von „Aufträgen“ befindet sich für jeden Auftrag wieder eine eigene Mappe mit den dazugehörenden Archiven (Angebot, Auftragsbestätigung usw.). Damit die Struktur für jeden Kunden gleich ist, wird der Kunde mit Hilfe von Vorlagemappen angelegt. Bei späteren Erweiterungen, kann die Vorlage erweitert werden und die schon vorhandenen Mappen müssen nur noch aktualisiert werden.

Über Arbeitsmappen können auch unterschiedliche Sichtweisen auf den gleichen Datenbestand realisiert werden. Sind für bestimmte Benutzergruppen nur die Sicht auf die Auftragsbestätigungen relevant, können die Auftragsbestätigungen zusätzlich einer oder auch mehreren weiteren Arbeitsmappen zugewiesen werden. Das selbe Dokument kann dann über verschiedene Wege erreicht und auch verändert werden.

Arbeitsmappen können auch automatisch in Jahres-, Jahres- und Monats- oder Jahres-, Monats- und Tagesmappen unterteilt werden. So behält man auch bei volleren Arbeitsmappen die Übersicht.

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