In der heutigen Arbeitswelt haben wir ständig mit Unterbrechungen unserer Arbeit zu tun. Immer wieder geht die Tür zum Büro auf, eine E-Mail trifft ein oder das Telefon klingelt. Häufig haben wir es mit einem kurzen Kontextwechsel zu tun: Zum Mittagessen etwas bestellen, die E-Mail kann warten oder das Gespräch ist schnell beendet. Wenn das aber nicht so ist, stellt ARCFLOW verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um wieder an seine Arbeit anzuknüpfen.
Abarbeiten der ToDo‘s
Wenn ARCFLOW geöffnet ist, gibt es die „Terminkontrolle“, in der alle Termine oder Aufgaben des Tages oder der kommenden Tage eingetragen sind. Es ist eine zeitlich geordnete Liste der Workflowdetails. Die Liste kann unterschiedlich sortiert werden, für den heutigen „Tipp & Trick“ gehen wir davon aus, dass der nächste Termin an der obersten Stelle angezeigt wird. Durch einen Doppelklick auf die Zeile wird das entsprechende Objekt in einem neuen Archivfenster angezeigt.
„Kann ich kurz mal stören?“ – „Zu spät, für die Frage. Hast du schon.“ – „Kannst du mal schnell den Lieferschein der Firma Machmalwas raussuchen? Ich brauch nur die Lieferadresse.“
Es wird ein weiterer Archivdialog geöffnet und in der Arbeitsmappensuche der Firmenname eingetragen. Zu der Arbeitsmappe gesprungen und der Lieferschein rausgesucht. Fertig. Der Archivdialog kann wieder geschlossen werden und ich lande wieder an der Stelle mit dem Workflowdetail, das ich bearbeiten wollte. Wareneingang und Rechnungsbetrag kontrollieren. Die Rechnung stimmt mit dem Wareneingang überein. Workflowdetail absch…
Telefon – „Hallo? … Kann ich machen. Schick mir den Link im Chat. … Ok, erledige ich bis heute Mittag.“ Ich verwende den Link, um das Dokument in ARCFLOW zu öffnen.
…ließen. Weiter mit der nächsten Aufgabe. Nach dem Abschließen der heutigen Aufgaben ist noch ein Dokument offen. Der telefonische Auftrag. Das Dokument wird noch angezeigt. Also, Korrekturlesen. Änderungen speichern und Bescheid geben.
Bei kürzeren Unterbrechungen kann in ARCFLOW einfach ein weiterer Archivdialog geöffnet werden. Dort bleibt die Aufgabe dann so lange präsent, bis sie erledigt wurde. Das Fenster kann dann geschlossen werden. Die Liste der offenen Fenster sieht man auf der linken Seite in der Werkzeugleiste. Es können bis zu 10 Archivfenster geöffnet werden. Hoffentlich kommen nicht mehr Unterbrechungen rein.
Arbeiten an einem Dokument
Soll ein Dokument bearbeitet werden, habe ich zwei Möglichkeiten:
• Bearbeiten – Das Dokument wird exportiert und mit seiner Applikation geöffnet. Der ARCFLOW Agent überprüft, ob das Dokument noch verwendet wird und importiert es automatisch wieder nach ARCFLOW, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist.
• Auschecken – Das Dokument wird in ein beliebiges Verzeichnis exportiert. Es bekommt einen „komischen“ Präfix. Aus dem Verzeichnis kann das Dokument verschoben oder verarbeitet werden. Die Arbeit an dem Dokument kann unterbrochen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt wird das Dokument wieder in das ursprüngliche Verzeichnis kopiert und in ARCFLOW wieder eingecheckt.
Während der ganzen Zeit, kann das Dokument von anderen Benutzern nicht geändert werden. Das „Bearbeiten“ ist gut geeignet, wenn ich nur kleine Änderungen an einem Dokument vornehmen möchte. Habe ich eine längere Bearbeitungszeit vor mir oder möchte ich das Dokument auf einem anderen Gerät bearbeiten, ist das „Auschecken“ geeigneter. In den Einstellungen von ARCFLOW lässt sich definieren, wann ich daran erinnert werden soll, dass ich ein Dokument noch bearbeite.
Arbeiten an einem Suchergebnis
Sollen alle Treffer einer Archivsuche verarbeitet werden, stößt man auf ein Problem. Welche der Dokumente sind bereits bearbeitet und welche stehen noch aus. Hier kann ein Skript „Add-on – Archivsuche“ helfen, das alle Archive der Trefferliste in eine Arbeitsmappe zuordnet. Die Archive der Arbeitsmappe kann über mehrere Tage bearbeitet werden und alle bearbeiteten Archive aus der Arbeitsmappe entfernt werden. So können auch mehrere Benutzer an dieser Liste arbeiten. Ein Beispielskript „AfMoveSearch2Abm“ ist in ARCFLOW bereits vorhanden und kann als Inspiration für eigene Skripte verwendet werden.
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an den ARCFLOW Support.
Monitor Digital Ltd.