Mehr Kundenbindung und Effizienz

Lückenlose Dokumentation ohne Papier bei Staufen Stahlkontor

Unternehmen im Stahlhandel sind dazu verpflichtet, jeden einzelnen Verarbeitungsschritt einer Ware lückenlos nachzuweisen und zu dokumentieren. Um das dadurch entstehende hohe Dokumentenaufkommen zu bewältigen, ersetzte die Staufen Stahlkontor GmbH ihre Aktenordner durch eine digitale Ablage mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow.

Das Handelsunternehmen Staufen Stahlkontor importiert Stahl aus dem Ausland und verkauft diesen nach der Bearbeitung durch verschiedene Stahl-Service-Center weiter. Von Anfang bis zum Ende eines solchen Verarbeitungsprozesses muss das Unternehmen jederzeit anhand eines eindeutigen Zeugnisses mit Identifikationsnummer nachweisen können, um welche Ware es sich handelt. Jeder Verarbeitungsschritt – pro Material oft vier oder fünf Vorgänge – erzeugt weitere Dokumente wie beispielsweise Aufträge und Auftragsbestätigungen. Auf diesem Weg gehen im Jahr mehr als 50.000 Dokumente bei Staufen Stahlkontor ein und aus, die das Unternehmen entsprechend ablegen und archivieren muss. Dem Stahlhändler fiel es somit in der Vergangenheit immer schwerer, die steigende Zahl an Papierdokumenten sinnvoll zuzuordnen, so dass auch jeder Mitarbeiter die gewünschten Unterlagen bei Bedarf schnell wiederfinden konnte.

Im Juni 2007 begann Staufen Stahlkontor mit dem Auswahlprozess eines Dokumentenmanagement-Systems. Von ArcFlow erfuhr das Unternehmen über den Vertriebspartner und Hersteller des eingesetzten ERP-Systems EDV Service Berbüsse. „ArcFlow beruht auf der gleichen Datenbank wie unser ERP-System Stahl Control“, so Grunwald. „Und da wir bereits aus Erfahrung wissen, dass diese Datenbankstruktur sehr zuverlässig ist, haben wir uns für ArcFlow entschieden. Zudem sprachen die einfache Benutzerführung und damit die geringe Einarbeitungszeit für das DMS.“

Nur halb so viel Papier

Seit Januar 2008 setzt Staufen Stahlkontor ArcFlow ein. Jedes eingehende Dokument wird zunächst an zwei Scanarbeitsplätzen eingescannt und dann in elektronischer Form entsprechend weitergeleitet. Rechnungen bekommt die Buchhaltung, Lieferscheine landen direkt nach dem Einscannen im Papierkorb. „Früher haben wir von jeder Eingangsrechnung drei Kopien gemacht. Jetzt gibt es nur noch ein Original und eine Kopie. Damit sparen wir bereits 50 Prozent des Papiervolumens“, erklärt Grunwald. Die Ablagestruktur bei Staufen Stahlkontor umfasst drei Bereiche: der interne, aus dem ERP-System erzeugte Belegfluss wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Produktionsaufträge und sämtliche eingehenden Dokumente von Kunden sowie Lieferanten. Bei Eingang wird automatisch ein Barcode erzeugt, der auf das entsprechende Dokument geklebt wird. So lassen sich Belege weitestgehend automatisch zuordnen.

Der Zugriff auf gewünschte Dokumente erfolgt über die Suchfunktion. Beim Eingeben der Identifikationsnummer stehen dem Mitarbeiter sofort alle Dokumente zu der entsprechenden Ware auf einen Blick zur Verfügung. „Der zeitliche Vorteil, den wir durch ArcFlow haben, ist enorm“, so Tino Grunwald. „Alle wichtigen Informationen stehen uns nun an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Die Zeit, die wir vorher damit verbracht haben, Dokumente zu suchen, investieren wir jetzt in unser Kerngeschäft. Auch die Zufriedenheit unserer Kunden ist gestiegen, da wir auf Anfragen viel schneller reagieren können. ArcFlow steigert somit nicht nur unsere Effizienz, sondern auch die Kundenbindung.“

Fotos: VOGEL-BAUER Edelstahl