Mit ArcFlow Papierstapel vermeiden

„Wir waren ganz erstaunt, wie viel Papier wir selbst erzeugen im Gegensatz zu der Menge, die rein kommt“, sagt Herr Ganzmann, Geschäftsführer der Frank Bürsten GmbH. Der traditionsreiche Familienbetrieb in Schönau/Schwarzwald fertigt Bürsten verschiedenster Art, insbesondere spezielle Produkte für die Schuhpflege in Kooperation mit Pflegemittelherstellern, aber auch pfiffige Werbemittel für Hotels beispielsweise oder, in besonderen Fällen, technische Bürsten. „Wir produzieren zwar nicht alles erdenklich Mögliche, aber wir vertreiben unsere Produkte weltweit“ erzählt Herr Ganzmann stolz.

Nicht nur in der Auftragssachbearbeitung ist also immer viel los. Zu Beginn des Jahres 2011 haben sich die Schönauer nun entschieden, mit dem DMS von ArcFlow die Dokumentenflut, insbesondere in der Auftragssachbearbeitung, effizienter zu gestalten. Ziel ist der sofortige Zugriff auf alle Dokumente durch alle Mitarbeiter, die sie brauchen – in elektronischer Form, ohne Papierstapel und damit ohne große Sucherei. Lieferscheine und Rechnungen werden sofort eingescannt, automatisch in die Datenbank von ArcFlow eingepflegt und stehen dann jederzeit an jedem Ort innerhalb der Firma zur Verfügung. Darüber hinaus werden insbesondere die E-Mails revisionssicher, unter Ausnutzung der variablen Ablagemöglichkeiten nach Dokumentenart- und Verwendung, den betreffenden Kundenansprechpartnern zugeordnet und entsprechend archiviert. So hat jeder Vertriebsinnendienstler jederzeit Zugang zu der kompletten Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden.

Dabei, betont Herr Ganzmann, werde noch gar nicht das gesamte Einsparpotential, dass das DMS von ArcFlow mit sich bringe, genutzt. Die differenzierte Rechtevergabe z.B. spiele in einem vergleichsweise kleinen Betrieb keine große Rolle und auch die Lohnbuchhaltung werde bisher noch auf konventionelle Weise gehandhabt.

Mit ArcFlow werde seiner Firma darüber hinaus nicht einfach ein Standard übergestülpt, so sagt er, sondern es werde Wert auf individuelle, kundenspezifische Anpassungen gelegt. Der Kunde arbeitet mit an seiner eigenen Lösung. „Das ist schon ein wenig gewöhnungsbedürftig.“

Als sehr positiv erachtet Herr Ganzmann die Option auf die unbegrenzte Anzahl einzupflegender Dokumente. Es gibt keine Beschränkung, die bei Überschreitung eine Preissteigerung nach sich zöge oder einfach das System stoppe. Mit einer festgelegten Anzahl an Benutzern sei der Preis des DMS von ArcFlow zudem exakt kalkulierbar. „Ich habe den Eindruck, mit ArcFlow ist alles machbar – und wir sind mittendrin, es umzusetzen.“

Foto: Frank Bürsten GmbH.