Perfektes Zusammenspiel - Papierloses Büro bei Bathon

Das Zulieferunternehmen Bathon hat das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow eingeführt, um seine Dokumentenablage zu digitalisieren und wichtige Unterlagen für jeden Mitarbeiter schnell und einfach zugänglich zu machen.

Bathon mit Sitz in Alzenau/Ufr. ist Zulieferer für namhafte Firmen am Untermain und im europäischen Ausland in den Bereichen Metallbearbeitung, Blechverarbeitung, Schweißtechnik, Behälter- und Maschinenbau sowie Engineering. Da das Unternehmen die Menge der mehr als 6.000 monatlich ein- und ausgehenden Papierdokumente nur noch unter erheblichem Zeitaufwand bewältigen konnte, entschied es sich im Frühjahr 2007 für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Unter den zur Auswahl stehenden Systemen fiel die Wahl auf ArcFlow des gleichnamigen Herstellers. „Das System ist einfach zu bedienen und erfordert einen nur sehr geringen Schulungsaufwand“, begründet EDV-Leiter Stefan Bathon die Entscheidung. „Zudem ist ArcFlow auf eine schnelle Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur ausgelegt, was für uns ebenfalls ein ganz wichtiger Punkt war. Überzeugt hat uns darüber hinaus die besonders schnelle Suchfunktion des Systems.“

Automatische Archivierung sämtlicher Dokumente

Der erste und wichtigste Schritt bei der Einführung von ArcFlow bestand in der Anbindung des DMS an das vorhandene ERP-System, um so eine lückenlose Übernahme sämtlicher Dokumente zu ermöglichen. Legt Bathon im ERP-System einen neuen Kunden an, generiert ArcFlow ein entsprechendes Verzeichnis. Ebenso druckt ArcFlow zu allen, im ERP-System erstellten Dokumenten wie Rechnungen oder Lieferscheine parallel ein PDF-Dokument. Dieses wird automatisch im entsprechenden Kunden- oder Lieferantenverzeichnis für Aufträge, Anfragen und Angebote abgelegt und archiviert.

Neben Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen legt Bathon hauptsächlich Messprotokolle ab, die häufigen Änderungen durch die Fachabteilungen unterliegen. Durch die Möglichkeit der Versionierung kann das Unternehmen jetzt genau nachvollziehen, wann welche Änderungen an den Messprotokollen durchgeführt wurden. „Ein großer Vorteil von ArcFlow ist, dass wir unsere Dokumente jetzt sehr schnell über die Suchfunktion wiederfinden können“, erläutert Bathon. „Durch die digitale Ablage sparen wir Zeit, Platz und Druckkosten. Zudem verfügen wir jetzt über einen abteilungsübergreifenden Einblick in alle Unterlagen. Die Mitarbeiter unserer Fachabteilungen können jederzeit einsehen, welche Rechnungen in der Buchhaltung bereits eingegangen sind und welche fehlen.“

Fotos: Bathon GmbH