Stempel als Teilschritt eines Workflows definieren

ArcFlow bietet die Möglichkeit, digitale Stempel auf Dokumente zu setzen. Der Anwender kann den Stempel dabei in der linken Menüleiste auswählen und einfach per Drag&Drop auf das geöffnete Dokument ziehen. Dort lässt sich das Objekt beliebig an die gewünschte Stelle verschieben. Der Benutzer kann entweder aus den Vorlagen auswählen oder den Stempel individuell definieren. Neben gängigen Stempeln wie beispielsweise Buchungs- oder Firmenstempeln ist es auch möglich, eine Unterschrift auf das Dokument zu setzen. Das ArcFlow-Rechtesystem stellt dabei sicher, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigene Signatur auf dem Dokument anbringen kann.

Bild 1: Auf einer Rechnung wird der Stempel „geprüft“ angebracht.

Das Stempeln eines Dokuments kann als Teilschritt innerhalb eines Workflows definiert werden. So sehen bei einem Workflow alle Prozessbeteiligten auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche Schritte als nächstes anstehen. Setzt der zuständige Mitarbeiter nun einen Stempel auf ein Dokument, erkennen die am Prozess beteiligten Kollegen in der Workflow-Übersicht, dass dieser Schritt abgeschlossen ist. Hat die Fachabteilung zum Beispiel den Stempel „geprüft“ auf eine Rechnung platziert, ist die Buchhaltung sofort informiert, dass diese Aufgabe erledigt ist und die Rechnung überwiesen werden kann. Daneben kann beispielsweise auch der Einkaufsleiter mittels seiner Signatur eine Bestellung bestätigen oder ablehnen und diese Entscheidung entsprechend kommentieren. Für die Mitarbeiter ist somit sofort ersichtlich, ob ein Einkaufsvorgang genehmigt wurde. Zusätzlich zum Stempel kann auch das aktuelle Datum hinzugefügt werden.

Bild 2: In der Workflow-Übersicht lässt sich auf einen Blick erkennen, dass die Rechnung überprüft wurde.