Optimierung von Geschäftsprozessen

ArcFlow ermöglicht es, Dokumente mit Arbeitsvorgängen (Workflows) zu verknüpfen. Dadurch können Unternehmen die Teilschritte eines Gesamtprozesses besser überblicken und überwachen. Stagniert dennoch einmal ein Prozess, lässt sich einfacher nachvollziehen, wo die Ursache dafür liegt. Das Workflow-Modul gliedert die Prozesse in Teilschritte. Dabei ist zunächst zu definieren, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe zuständig ist, in welchem Zeitraum er die Aufgabe zu erledigen hat und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit er sie erledigen kann. Ein Workflow für die Auftragsbearbeitung kann zum Beispiel aus folgenden Arbeitsschritten bestehen: Anfrage des Kunden, Anfrage an den Lieferanten, eventuelles Nachfassen beim Lieferanten, Angebot an den Kunden schicken, Angebotsbestätigung beim Kunden einholen, Bestellung der Ware beim Lieferanten und Auslieferung der Ware an den Kunden. Eine Terminliste zeigt jedem im Prozess involvierten Mitarbeiter an, welche Arbeitsschritte bereits erledigt sind und welche Aufgaben noch anstehen. Sobald ein Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht, wird der zuständige Sachbearbeiter automatisch informiert. Somit entstehen keine Latenzzeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.

Bild 1: Das Workflow-Modul gliedert die Prozesse in Teilschritte.

Wird eine Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitraums nicht erfüllt, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Erinnerungsmail. Ist er für längere Zeit abwesend, lässt sich definieren, dass stattdessen sein Stellvertreter an die versäumte Aufgabe oder den Termin erinnert wird (Stellvertreterregelung). Gleichzeitig erkennt das Workflow-System, wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe nicht erfüllen kann, weil ein vorhergehender Arbeitsschritt versäumt wurde. Die Ware sollte beispielsweise nicht bestellt werden, solange die Angebotsbestätigung vom Kunden noch nicht vorliegt. Der Mitarbeiter, der für die Warenbestellung zuständig ist, wird entsprechend informiert, sobald die Angebotsbestätigung eingegangen ist.

Bild 2: Eine von ArcFlow generierte Erinnerungsmail.