E-Mails mit ArcFlow automatisch verwalten und archivieren

E-Mails sind ein äußerst praktisches Kommunikationsmedium: schnell, einfach und kostengünstig. Doch trotzdem – oder vielleicht gerade deshalb – nimmt die Flut elektronischer Nachrichten in den meisten Unternehmen kein Ende. Mit ArcFlow können Sie Ihre E-Mails automatisch verwalten und archivieren.

ArcFlow legt E-Mails automatisch im passenden digitalen Ordner ab. Je nach Definition werden die Nachrichten nach Absender- oder Empfängeradresse, Kopfdaten (Header), Inhalt (Body) oder bestimmten Begriffen in der Betreffzeile beziehungsweise in der Anhangdatei zugeordnet. Für die Archivierung bietet ArcFlow zwei Möglichkeiten. Bei der automatischen Server-basierten Variante verarbeitet ein Proxy-Server sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails und sendet sie entsprechend an die nächste Komponente weiter. Befindet er sich dabei hinter dem Mail-Server, lassen sich alle eingehenden E-Mails vor der Archivierung auf Viren und Spam überprüfen und gegebenenfalls ausfiltern. Sämtliche Nachrichten, die am Proxy-Server ankommen, werden an den Mail-Server weitergeleitet beziehungsweise dem Client zur Verfügung gestellt und parallel in einem Archivierungssystem erfasst.

E-Mails können nach der automatischen Server-basierten Methode (oben) oder nach dem manuellen Client-basierten Ansatz (unten) archiviert werden.

Beim Client-basierten Ansatz bestimmt der ArcFlow-Anwender selbst, welche Nachricht er wann und wie archivieren möchte. Dabei befindet sich auf dem Mail-Server ein spezielles E-Mail-Konto, das in zyklischen Abständen von einem automatisch gesteuerten, dem sogenannten SmartPOP E-Mail-Client abgefragt wird. Dieser Mail-Client ist Teil des Archivierungssystems und sichert automatisch sämtliche E-Mails, die der Anwender zur Archivierung an diese Mail-Box schickt.