Automatische Zuweisung und Archivierung mit dem ArcFlow-Druckertreiber

In Unternehmen werden täglich Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen erstellt und verschickt. Legen die Mitarbeiter diese Belege in Aktenordnern ab, sind sie später oft nur schwer wiederzufinden. Mit dem ArcFlow-Druckertreiber werden Dokumente automatisch den richtigen digitalen Ordnern zugewiesen.

ArcFlow kann Belege, die an einen Hardwaredrucker gesendet werden, revisionssicher im entsprechenden digitalen Ordner archivieren. Damit erübrigt sich die lästige und zeitraubende Suche nach Rechnungen im Tagesgeschäft. Auch eine manuelle Ablage der Ausgangsrechungen und eine manuelle Verschlagwortung von Dokumenten sind nicht erforderlich.

Für die Zuordnung der Dokumente definiert der Administrator zunächst in den ArcFlow-Einstellungen Software-Druckertreiber und weist diese den PC-Arbeitsplätzen zu. Die Druckertreiber erscheinen anschließend in den Druckerauswahllisten von Programmen auf dem PC wie zum Beispiel Office, des Webbrowsers oder des ERP-Systems (siehe Bild). Der Software-Druckertreiber legt dabei fest, ob die Dokumente über bestimmte Regelbegriffe wie zum Beispiel die Umsatzsteueridentifikationsnummer oder generell einem bestimmten digitalen Ordner zugewiesen werden sollen. Parallel dazu werden die Dokumente im gleichen Druckstrom ausgedruckt.

Wählt der Anwender „Drucken und Archivieren“ wird das Dokument gedruckt und gleichzeitig automatisch im entsprechenden digitalen Ordner abgelegt.