Dokumente automatisch den richtigen Arbeitsmappen zuweisen

Täglich werden Dokumente in ArcFlow importiert. Dies geschieht entweder manuell zum Beispiel per Drag & Drop oder über Schnittstellen wie das Transferverzeichnis oder den Druckertreiber. In beiden Fällen wird das Dokument mindestens einer Arbeitsmappe zugewiesen.

ArcFlow weist auf Basis definierter Regeln Dokumente automatisch den richtigen Arbeitsmappen zu. Die Zuordnung erfolgt unabhängig von der jeweiligen Schnittstelle, ob Druckertreiber, Agent-Importverzeichnis oder ArcFlow Express.

Bild 1: Automatische Zuweisung zu der Arbeitsmappe „Organisation“, erkennbar am grünen „A“.

Im einfachsten Fall lassen sich bestimmte Begriffe direkt bei der Arbeitsmappe unter Eigenschaften/Automatische Archiv-Zuordnung hinterlegen. ArcFlow durchsucht jedes neu importierte Dokument nach übereinstimmenden Begriffen und weist es anschließend automatisch der passenden Arbeitsmappe zu. Wichtig ist, dass es sich hierbei um eindeutige Begriffe handelt. Ein Dokument beispielsweise, das eine Umsatzsteueridentnummer enthält, ordnet ArcFlow automatisch der richtigen Kundenmappe zu.

Bild 2: Auf einer Arbeitsmappe wird die Umsatzsteueridentnummer für eine automatische Zuordnung hinterlegt.

Neben fest definierten Begriffen besteht die Möglichkeit, eine Zuweisung auf Grundlage von Regeln vorzunehmen. Mit Hilfe des Regel-Assistenten können Sie so flexibel auf eingehende Dokumente reagieren. Einmal definiert, lassen sich neue Dokumente automatisch in den gewünschten Arbeitsmappen archivieren. Dabei lassen sich auch neue Arbeitsmappen erstellen, falls die gewünschte Zielmappe noch nicht vorhanden ist. Der Zeitaufwand für die manuelle Zuordnung entfällt und die Mitarbeiter können sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Bild 3: Im Regel-Assistent können die Regeln bequem erstellt werden.