Zeitnah informiert mit der Abo-Funktion

Dokumente beinhalten oft wichtige Informationen, die für mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen relevant sind. Bei Änderungen an einem Dokument ist es daher wichtig, dass alle betroffenen Kollegen darüber zeitnah informiert werden. Hierbei unterstützt Sie ArcFlow mit der Abo-Funktion.

Abonniert ein Benutzer ein bestimmtes Dokument oder einen Ordner, informiert ArcFlow ihn automatisch per E-Mail oder Bildschirmmeldung, wenn daran Änderungen durchgeführt wurden. Die Mitteilung gibt dabei Auskunft sowohl über die Art der Änderung als auch über den genauen Zeitpunkt. Überarbeitet der Vertriebsleiter zum Beispiel die Preisliste, informiert ArcFlow die Vertriebsmitarbeiter automatisch über die neuen Preise. Auch Änderungen an Ordnern gibt ArcFlow sofort an die Abonnenten weiter. Schickt die Buchhaltung beispielsweise eine Rechnung an einen Kunden, wird diese im dazugehörigen Kundenordner abgelegt. Gleichzeitig erhalten alle Mitarbeiter, die diesen Ordner abonniert haben, eine Nachricht darüber, dass sich im Ordner ein neues Dokument befindet.

Bild 1: Die Vertriebsmitarbeiter werden über Änderungen an der Preisliste automatisch informiert.

Eine Liste über alle definierten Abonnements erhält der Anwender unter „Auswertungen“ im Menüpunkt „Abonnement-Übersicht“. Dabei ist es auch möglich, die Liste nach Objekttyp zu filtern, so dass beispielsweise nur die Abos auf Arbeitsmappen (= Ordner) oder Archive angezeigt werden (siehe Bild 2).

Bild 2: Übersicht der eingerichteten Abonnements für den Vertrieb.