Steuermechanismen

Interne Steuermechanismen

Script-API

Eine zentrale Aufgabe eines DMS besteht darin, die Prozesse eines Unternehmens optimal zu unterstützen. Mit der Ereignissteuerung lässt sich ArcFlow flexibel an die spezifischen Anforderungen anpassen, indem der Administrator selbst geschriebene Skripte mit bestimmten Ereignissen verknüpfen kann. Auf diesem Weg kann er Workflows individuell steuern. Beispielsweise kann eingerichtet werden, dass ArcFlow den zu zahlenden Betrag einer eingehenden Rechnung überprüft. Überschreitet die Summe einen bestimmten Wert, wird das Dokument statt an den Abteilungsleiter an dessen Vorgesetzten weitergeleitet.

Der Administrator kann zudem über die Ereignissteuerung einrichten, dass alle eingehenden E-Mails vor ihrer Archivierung überprüft werden, ob sie den zuvor definierten Kriterien entsprechen. Als Spam definierte Nachrichten lassen sich dabei aussortieren oder wahlweise in einem separaten Bereich des Systems archivieren. Denkbar ist auch, dass bei Eingang einer bestimmten elektronischen Nachricht ein Workflow ausgelöst oder eine Aufgabe in einem bestimmten Intervall durchgeführt wird. Mithilfe der ODBC-Schnittstelle lassen sich eingehende Dokumente und ihre Inhalte auch mit bestehenden Daten aus anderen Systemen vergleichen, um den Prozessverlauf individuell zu steuern.

Add-ons für optimalen Projektablauf

Zusätzlich geben Add-ons die Möglichkeit, ArcFlow optimal an individuelle Anforderungen anzupassen. So lässt sich einrichten, dass bestimmte benutzerdefinierte Aktionen per Mausklick auf einen neu integrierten Button oder Menüpunkt durchgeführt werden. Beispielsweise kann der Anwender auf diese Weise eine neue Projektmappe in ArcFlow generieren. Das Projekt-Stammdatenblatt lässt sich direkt mit einem Workflow verknüpfen, so dass die Teilschritte und der Gesamtablauf des Projekts für alle Mitarbeiter transparent und übersichtlich dargestellt werden. Weiterhin sind flexible Auswertungen möglich. Zum Beispiel lässt sich auf einen Blick einsehen, welche Projekte im letzten Monat erfolgreich abgeschlossen wurden, welche Projekte in Bearbeitung sind und wie der aktuelle Status dieser Projekte ist.

ODBC-Schnittstelle

ArcFlow ermöglicht einen Zugriff auf andere Datenbanken über ODBC. Dadurch werden Informationen wie Kunden- oder Auftragsdaten des ERP-Systems automatisch in ArcFlow übernommen. Neben Kunden- und Auftragsdaten übernimmt ArcFlow auch Informationen über aktuelle Ereignisse wie beispielsweise, dass im Buchhaltungssystem eine bestimmte Rechnung verbucht wurde. Darüber hinaus sucht sich ArcFlow weitergehende Informationen aus anderen Dokumenten, wenn diese benötigt werden. Ist die Rechnungsnummer vorhanden, kann ArcFlow beispielsweise auch die Daten zum Lieferanten ermitteln, auch wenn sich diese in einem anderen Dokument im ERP-System befinden. Das DMS stellt somit eine Verknüpfung verschiedener Dokumente her.

Externe Steuermechanismen

API

Die API (Application Programming Interface) ermöglicht es, alle ArcFlow-Funktionen mit verschiedenen Programmiersprachen anzusteuern. Über eine C-DLL lassen sich nahezu alle DMS-Funktionen dort bereitstellen, wo sie benötigt werden. Beispielsweise lässt sich so eine Dokumentsuche direkt in ein vorhandenes ERP-System integrieren.

Command Line Control

Über Kommandos führt ArcFlow selbstständig bestimmte Befehle durch wie beispielsweise das Setzen der Datenbank in den Backup-Status oder das Stoppen von Diensten, ohne dass der Systemadministrator an der Maschine angemeldet sein muss.

Application Remote Control

Mit Hilfe der ARC (Application Remote Control)-Schnittstelle kann ArcFlow vollständig von externen Systemen aus angesteuert werden. Durch diese Steuerung können beliebige Programme über eine zuvor aufgebaute Socket-Verbindung Kommandos an das gestartete ArcFlow-Fenster senden. Auf diesem Weg können zum Beispiel Dokumente angezeigt, Arbeitsmappen angelegt oder Dokumente zum Bearbeiten geöffnet werden. Darüber hinaus ist es Administratoren mit dieser Schnittstelle möglich, innerhalb von bestehenden Arbeitsmappenstrukturen zu navigieren.