Rechte-Management und Sicherheit

ArcFlow schützt vor unerlaubtem Zugriff

In jedem Unternehmen gibt es Geheimnisse. Beispielsweise das neue Vertriebskonzept, das sich in den letzten Zügen seiner Entwicklung befindet. Oder vertrauliche Mitarbeiterdaten, die nur für die Personalabteilung bestimmt sind. All diese Informationen haben eines gemeinsam: Sie dürfen nur ganz bestimmten Personen zugänglich gemacht werden. ArcFlow garantiert die für bestimmte Dokumente erforderliche Sicherheit und Anonymität.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente im Unternehmen strukturiert abgelegt und archiviert werden. Ob es sich dabei um einen Rechnungsbeleg handelt, der für alle Mitarbeiter einsehbar sein darf, um das noch nicht offizielle Vertriebskonzept oder um streng geheime Kreditverträge macht dabei zunächst keinen Unterschied. Vertrauliche Dokumente legt die Führungskraft daher üblicherweise in einem speziellen Ordner ab, der entweder gar nicht oder nur einem begrenzten Personenkreis wie beispielsweise der Geschäftsleitung zugänglich ist. Eine wirkliche Anonymität ist damit jedoch nicht gewährleistet. Denn neben dem Management gibt es eine weitere Person im Unternehmen, die Einblick in sämtliche Informationen hat: der Administrator.

Vergabe von Besitzrechten

Das DMS ArcFlow integriert daher eine Technologie, mit der Dokumente gänzlich vor unautorisierten Zugriffen geschützt sind. Das System ermöglicht, das Zugriffsrecht auf bestimmte Dokumente für alle Personen einschließlich dem Administrator zu sperren, ohne es aus dem für alle Benutzer zugänglichen Ordner zu nehmen. Die Datei ist dabei für Anwender beziehungsweise für den Administrator vollständig unsichtbar. Den Zugriff auf das Dokument erlaubt die Führungsperson, indem sie an ausgesuchte User sogenannte Besitzrechte vergibt. Verfügt ein Anwender über ein Besitzrecht, ist er – je nach Einstellung – in der Lage, das Dokument entweder nur zu lesen oder darüber hinaus auch zu ändern und zu löschen.

Soll ein Anwender auf das Dokument zugreifen können, ohne als Besitzer in die Rechtestruktur eingetragen zu werden, kann der Verfasser der Datei ein Passwort vergeben. Damit ist es dem Benutzer möglich, unabhängig von der vorhandenen Rechtedefinition auf die Unterlagen zuzugreifen. Diese alternative Methode spart Zeit, wenn beispielsweise eine ganze Abteilung Zugang zu einer Datei bekommen soll. Darüber hinaus sind Einstellungen möglich, die für eine zusätzliche Sicherheit des Dokuments sorgen. Beispielsweise kann der Vorgesetzte als Verfasser des Dokuments sowohl für sich selbst als auch für andere nur ein Lese- und Änderungsrecht eintragen. Um die Datei zu löschen, ist dann zunächst eine Änderung der Rechtedefinition erforderlich. Auf diesem Weg wird verhindert, dass das Dokument aus Versehen gelöscht wird.

Kompromisslose Sicherheit

Mit dieser Technologie garantiert ArcFlow die für bestimmte Dokumente erforderliche Sicherheit und Anonymität. Vertrauliche Daten oder nicht offizielle Informationen werden für Anwender einfach unsichtbar gemacht, so dass selbst der Administrator keinen Zugang mehr hat. Für Vorgesetzte hingegen ändert sich nichts – sie können mit dem Dokument weiterarbeiten wie bisher, ohne in die bestehende Rechtestruktur einzugreifen.