Dokumentenmanagement

Mit dem DMS ArcFlow haben Sie jede Dokumentenflut im Griff

Täglich werden wir mit unzähligen Dokumenten, Briefen und E-Mails überschüttet, die es zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren gilt. Das kostet wertvolle Zeit – und letztendlich leidet darunter die Effizienz. Denn wer viel Zeit mit der Verwaltung von Dokumenten und der Suche nach Informationen verbringt, ist weniger produktiv beim Erfüllen seiner Kernaufgaben.

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, gesetzlichen Anforderungen wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) nachzukommen. Diese fordern, alle ursprünglich digitalen Dokumente revisionssicher zu archivieren. Unternehmen müssen darüber hinaus in der Lage sein, jedes Dokument zeitnah wiederzufinden.

Mit ArcFlow haben Sie jede Dokumentenflut stets im Griff. E-Mails und andere digitale Medien sind mit dem DMS genauso einfach zu handhaben wie traditionelle Papierdokumente. Die Workflow-Funktion überwacht die zu den Dokumenten anfallenden Geschäftsvorgänge – vom Eingang und Erfassen von Dokumenten über das Bearbeiten und Abschließen bis hin zur Kontrolle des gesamten Ablaufs.

Mit Hilfe flexibler Schnittstellen können Sie das gesamte Dokumentenmanagement-System reibungslos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Somit gehen keine Dokumente aus anderen Systemen verloren und jeder dazugehörige Vorgang wird lückenlos erfasst.

Mit ArcFlow können Sie elektronische und traditionelle Medien vollständig und revisionssicher erfassen und zuordnen – unabhängig davon, wie viele Dokumente in Ihrem Unternehmen eingehen oder erstellt werden. Dabei macht es keinen Unterschied, welches Format das Dokument hat – ob es sich um eine Office-Datei, eine E-Mail mit Anhang oder ein eingescanntes Schriftstück handelt.

Automatische Beschlagwortung

Eine manuelle Beschlagwortung der Dokumente ist überflüssig, denn das DMS führt bei allen eingelesenen Dokumenten automatisch eine Volltexterkennung durch. Sollen dem Dokument zusätzlich eigene Begriffe zugeordnet werden, ist eine Beschlagwortung dennoch möglich.

In ArcFlow haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, auf Ihre eingelesenen Dokumente zuzugreifen. Zum einen können Sie die Dokumente über eine chronologisch sortierte Liste abrufen. Zum anderen lassen sich die Dokumente in verschiedene Arbeitsmappen unterteilen – ähnlich der Ordnerstruktur auf einer Festplatte. Diese Zuordnung lässt sich sowohl manuell als auch automatisch durchführen. Anhand des Dateinamens, des erkannten Inhalts oder beispielsweise eines Barcodes auf dem Dokument können alle eingelesenen Dateien oder Schriftstücke automatisch im Dokumentenmanagement-System verteilt werden. Nach dem Einlesen eines Dokuments sind keine weiteren manuellen Eingriffe mehr notwendig, denn das DMS führt automatisch alle weiteren Schritte selbstständig durch. Das bedeutet in der Praxis eine enorme Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Beschlagwortungs- und Zuordnungsvorgang.