GoBS

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Die GDPdU berufen sich immer wieder auf das BMF-Schreiben Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) von 1995. Dort finden sich Vorschriften unter anderem zur Datensicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und Datenwiedergabe. Viele Probleme, vor die sich Unternehmen durch die GDPdU gestellt sehen, resultieren daraus, dass sie die GoBS noch nicht erfüllen.

Die GoBS regeln unter anderem die notwendigen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation. Aufbau und Ablauf der Archivierungsverfahren müssen vollständig ersichtlich sein. Darüber hinaus ist beispielsweise sicherzustellen, dass Veränderungen an archivierten Dokumenten protokolliert werden und der Ursprungszustand des Dokuments wiederhergestellt werden kann.

ArcFlow erfüllt die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums

Mit ArcFlow bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal auf eine digitale Betriebsprüfung vor. Sie richten damit problemlos Ihre Archivierung nach den geltenden Vorschriften aus. Nichtsteuerrelevante Daten lassen sich vor unerwünschter Einsicht absichern. Selbstverständlich beraten wir Sie dazu ausführlich.

Rechtliche Anforderungen (grundsätzlich)

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Rechtliche Anforderungen GoBS (inhaltlich)

• Beschreibung der sachlogischen Lösung
  • Darstellung der fachlichen Aufgabe aus Sicht des Betreibers
• Beschreibung der programmtechnischen Lösung
  • wo und wie werden die sachlogischen Forderungen im Programm umgesetzt
  • welche Hardware wird eingesetzt
  • individuelle Programmteile der Lösung
• Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird
• Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird
  • Daten- und Zugriffschutz, Restart, Recovery, Protokollierung etc.
• Arbeitsanweisungen für den Anwender

Gesetzliche Anforderungen an das elektronische Archiv

Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) nennt folgende Anforderungen an ein elektronisches Archiv:

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
4. Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.