Welche Komponenten umfasst ArcFlow?

Das Dokumentenmanagement-System umfasst drei Komponenten: Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow. ArcFlow weist Daten jeglichen Formats den entsprechenden Ordnern nach Dateinamen oder Textinhalt zu. Bei allen Dokumenten führt das DMS eine automatische Texterkennung durch – eine manuelle Beschlagwortung ist zwar möglich, aber nicht erforderlich. Darüber hinaus können Dokumente über eine spezielle Druckertreiberanbindung ausgedruckt und parallel als PDF oder TIFF in ArcFlow abgelegt werden. Das DMS ermöglicht eine konstant schnelle und übersichtliche Suche von Dokumenten auch bei großen und kontinuierlich wachsenden Datenmengen – vergleichbar mit einer Internetsuchmaschine.

Mit ArcFlow können Unternehmen sämtliche Dokumente revisionssicher archivieren. Beim Bearbeiten werden neben der neuen Version auch die alten Versionen eines Dokuments im DMS gespeichert. Selbst beim Löschen eines Dokuments lassen sich die vorhergehenden Versionen wiederherstellen und somit alle Änderungen lückenlos nachvollziehen.

Die Workflow-Komponente ermöglicht, eingehende Dokumente wie beispielsweise Rechnungen direkt mit einem Arbeitsvorgang zu verbinden. Beispielsweise versendet das System automatisch Terminerinnerungen per E-Mail und gibt über die grafische Workflow-Auswertung einen Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche Projekte noch anstehen.