Archivierung

Archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher

ArcFlow sorgt nicht nur für eine revisionssichere Archivierung der Dokumente. Das DMS bildet auch die Basis für alle weiteren Arbeitsschritte, die mit diesen Dokumenten verbunden sind. Beispielsweise können Sie aus dem Dokumentenmanagement-System heraus alle Dateitypen mit der zugehörigen Anwendung öffnen und die Dokumente an definierte Verteilerlisten weiterleiten. Auch Änderungen an den Dateien sind in einem dedizierten Änderungsmodus möglich. Nach dem Bearbeitungsvorgang wird die aktuelle Version der Datei wieder in ArcFlow gespeichert. Die Archivierung erfolgt völlig revisionssicher, denn mit dem DMS können Sie später alle Änderungen nachverfolgen und vorherige Dokumentversionen wiederherstellen. Selbst gelöschte Dateien werden so problemlos wieder verfügbar.

Die automatisch gesteuerte OCR-Software (OCR - Optical Character Recognition) erkennt beispielsweise eingescannte Dokumente sowie digitale Bilddateien und nimmt deren Textinhalt in den ArcFlow-Index auf. Auch den Inhalt von Office-Dokumenten oder E-Mails übernimmt das DMS vollautomatisch in den Index. Auf diese Art und Weise können alle eingelesenen Daten direkt nach dem Import in das Dokumentenmanagement-System einfach und schnell wieder gefunden werden. Dabei ermöglicht die Suche besonders schnelle Ergebnisse. Binnen Sekundenbruchteilen stehen die Suchergebnisse zur Verfügung. Die entsprechenden Fundstellen in einem Dokument werden automatisch hervorgehoben.

Detaillierte Suchmöglichkeiten

Die ArcFlow-Suche zeigt aber nicht nur bei der Geschwindigkeit ihre Stärken. Die Suche ist so übersichtlich und einfach gestaltet, dass sie mit jeder Internetsuchmaschine mithalten kann. Gleichzeitig können Sie Ihre Suche bis ins kleinste Detail planen. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit, nach Dokumenten in bestimmten Arbeitsmappen, mit festgelegten Dateitypen und aus einem definierten Zeitraum zu suchen. Auf Grundlage einer Ergebnismenge kann zudem eine weitere Suche mit anderen Kriterien durchgeführt werden.