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Wissen Sie, wieviel Zeit am Tag Sie damit verbringen, Ihre elektronischen Nachrichten zu bearbeiten? Glaubt man der Statistik, so verschwendet jeder Arbeitnehmer durchschnittlich fast 15 Minuten mit seiner elektronischen Post. Dabei ist nicht das Bearbeiten wichtiger Nachrichteninhalte gemeint. Vielmehr handelt es sich dabei um das schlichte (Aus)Sortieren von E-Mails, um den Überblick über das Postfach nicht vollends zu verlieren, und um die Suche nach bestimmten, geschäftsrelevanten Informationen.
ArcFlow stellt hierfür eine optimale Lösung bereit. Unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Programm legt das DMS sämtliche Nachrichten automatisch im richtigen digitalen Ordner ab und macht sie so schnell abrufbar. Ein manuelles Sortieren ist nicht mehr erforderlich. Erhält der Mitarbeiter beispielsweise eine E-Mail von Herrn Müller der Musterfirma GmbH, so legt ArcFlow diese Nachricht bei entsprechender Voreinstellung automatisch im Ordner Musterfirma GmbH ab. Die Nachrichten lassen sich jedoch nicht nur nach dem jeweiligen Absender sortieren, sondern auch nach dem Betreff, dem Empfänger oder dem Inhalt der E-Mail. Beispielsweise landet eine Nachricht mit dem Betreff „Rechnung“ automatisch im digitalen Rechnungsordner. Auch Verknüpfungen sind möglich. So kann die E-Mail sowohl im Rechnungsordner als auch unter der jeweiligen Firma abgelegt werden.
ArcFlow hilft dabei, den Aufwand für die Verwaltung von E-Mails maßgeblich zu reduzieren. Wichtige, geschäftsrelevante Informationen sind schneller abrufbar. Darüber hinaus archiviert ArcFlow sämtliche geschäftsrelevante Nachrichten revisionssicher und gesetzeskonform.
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