Workflow - Monitoring - Wiedervorlagen

Workflow-Funktion

Das Monitoring im Hinblick auf das Einhalten bestimmter Termine und Erfüllen von Aufgaben lässt sich noch weiter ausbauen. Wird der Zeitraum zum Erfüllen einer Aufgabe zu weit überschritten, obwohl der vorhergehende Arbeitsschritt bereits ausgeführt wurde, erhält der Vorgesetzte des zuständigen Mitarbeiters eine Information darüber, dass der Arbeitsschritt noch nicht erledigt ist. Dadurch kann er noch rechtzeitig in den Prozess eingreifen und ernsthafte Konsequenzen vermeiden (Eskalationsmanagement).

Einfache Terminverwaltung

Zusätzlich erlaubt ArcFlow, Wiedervorlagen auf ausgewählte Dokumente zu setzen. Damit ist es Anwendern möglich, sich sowohl auf feststehende Termine als auch in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen auf wiederkehrende Fristen hinweisen zu lassen. Die Wiedervorlagen lassen sich sowohl für einzelne Anwender als auch für ganze Abteilungen einrichten. Die Erinnerungsnachricht kann wahlweise per E-Mail oder Dialogfenster erfolgen.

Zum Einsatz kommt diese Funktion abteilungsübergreifend in allen Bereichen, in denen regelmäßig bestimmte Dokumente überarbeitet beziehungsweise überprüft werden oder Aufgaben im Zusammenhang mit einem Dokument zu erfüllen sind. Die Buchhaltung kann sich beispielsweise an die monatlich fällige Umsatzsteuer-Voranmeldung oder an das Erstellen und Versenden ausgewählter Rechnungen erinnern lassen.

Digitale Stempel

ArcFlow bietet die Möglichkeit, digitale Stempel auf Dokumente zu setzen. Dabei kann der Benutzer den Stempel in der linken Menüleiste auswählen und einfach per Drag&Drop auf das geöffnete Dokument ziehen. Dort lässt sich das Objekt beliebig an die gewünschte Stelle verschieben. Der Benutzer kann entweder aus den Vorlagen auswählen oder den Stempel individuell definieren. Darüber hinaus ist es ihm möglich, neben gängigen Stempeln wie beispielsweise Buchungs- oder Firmenstempeln auch seine Unterschrift auf das Dokument zu setzen. Das ArcFlow-Rechtesystem stellt dabei sicher, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigene Signatur auf dem Dokument anbringen kann.

Das Stempeln eines Dokuments lässt sich zudem mit einem Workflow verknüpfen. Die Buchhaltung kann dann zum Beispiel sofort in der Workflow-Übersicht erkennen, wenn die Fachabteilung eine Rechnung überprüft und entsprechend abgestempelt hat.