Abo-Funktion - Abo - Informationsweitergabe

Abo-Funktion

Immer zeitnah informiert

Nicht immer funktioniert die interne Kommunikation im Unternehmen reibungslos. Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen gestaltet es sich oft schwierig, Mitarbeiter über alle wichtigen Änderungen an Dokumenten auf dem Laufenden zu halten. Nicht selten kommt es vor, dass ein Kollege bei der Informationsweitergabe übersehen wird. In bestimmten Situationen kann das heikel werden, insbesondere dann, wenn es sich um gravierende Änderungen handelt und die Person ständig mit dem Dokument arbeitet.

Abo auf Ordnern

Mit der Abo-Funktion teilt ArcFlow dem Anwender automatisch jede Neuerung mit. Setzt der Benutzer ein Abo auf einen bestimmten Ordner, wird er über jede Änderung wahlweise per E-Mail oder Bildschirmmeldung informiert. Die Mitteilung gibt Auskunft sowohl über die Art der Änderung als auch über den genauen Zeitpunkt. Schickt die Buchhaltung zum Beispiel eine Rechnung an einen Kunden, wird diese automatisch im dazugehörigen Kundenordner abgelegt. Gleichzeitig erhalten alle Mitarbeiter, die diesen Ordner abonniert haben, eine Nachricht darüber, dass sich im Ordner ein neues Dokument befindet. Darüber hinaus ist es möglich, nicht nur sich selbst, sondern auch andere über Änderungen informieren zu lassen.

Abo auf Dokumenten

Nach dem gleichen Prinzip können Benutzer ein Abo auf ein Dokument setzen. Überarbeitet der Vertriebsleiter beispielsweise eine Preisliste, erhalten sämtliche Vertriebsmitarbeiter automatisch die Nachricht, dass sich das Dokument inhaltlich geändert hat. So muss der Vertriebsleiter diese Aufgabe zum einen nicht selbst übernehmen. Zum anderen besteht nicht die Gefahr, dass die Weiterleitung wichtiger Informationen vergessen wird. Die Abo-Funktion sorgt somit dafür, dass Mitarbeiter immer über alle wichtigen Änderungen informiert sind. Da jeder Anwender selbst entscheiden kann, welche Dokumente und Ordner für ihn relevant sind, kann es auch nicht passieren, dass er ungewollt zu viele Informationen erhält.