Intelligentes Workflow-Management

Nichts gerät mehr in Vergessenheit

Effiziente Geschäftsprozesse sind eine entscheidende Voraussetzung dafür, um langfristig am Markt erfolgreich zu sein. Wer effizient arbeitet und damit Produkte oder Dienstleistungen günstiger und in einer besseren Qualität anbietet als der Wettbewerb, ist im Vorteil. Gleichzeitig steigt jedoch die Komplexität, so dass es für Unternehmen immer schwieriger wird, den Überblick über sämtliche Abläufe zu bewahren und Termine einzuhalten.

ArcFlow ermöglicht es, Dokumente mit Arbeitsvorgängen (Workflows) zu verknüpfen. Dadurch können Unternehmen die Teilschritte eines Gesamtprozesses besser überblicken und überwachen. Kommt es dennoch zur Stagnation eines Prozesses, lässt sich einfacher nachvollziehen, wo die Ursache dafür liegt. Die vermehrte Transparenz bewirkt auch mehr Effizienz in den Geschäftsprozessen.

Workflow-Funktion

Mehr Transparenz im Unternehmen

Die Workflow-Komponente gliedert die Prozesse in Teilschritte. Dabei ist zunächst zu definieren, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe zuständig ist, in welchem Zeitraum er die Aufgabe zu erledigen hat und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit er sie erledigen kann. Ein Workflow für die Auftragsbearbeitung kann zum Beispiel aus folgenden Arbeitsschritten bestehen: Anfrage des Kunden, Anfrage an den Lieferanten, eventuelles Nachfassen beim Lieferanten, Angebot an den Kunden schicken, Angebotsbestätigung beim Kunden einholen, Bestellung der Ware beim Lieferanten und Auslieferung der Ware an den Kunden. Eine Terminliste zeigt jedem im Prozess involvierten Mitarbeiter an, welche Arbeitsschritte bereits erledigt sind und welche Aufgaben noch anstehen. Sobald ein Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht, wird der zuständige Sachbearbeiter automatisch informiert. Somit entstehen keine Latenzzeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.

Rechtzeitige Terminerinnerungen

Wird eine Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitraums nicht erfüllt, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Erinnerungsmail. Ist er für längere Zeit abwesend, lässt sich definieren, dass stattdessen sein Stellvertreter an die versäumte Aufgabe oder den Termin erinnert wird (Stellvertreterregelung). Gleichzeitig erkennt das Workflow-System, wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe nicht erfüllen kann, weil ein vorhergehender Arbeitsschritt versäumt wurde. Die Ware sollte beispielsweise nicht bestellt werden, solange die Angebotsbestätigung vom Kunden noch nicht vorliegt. Der Mitarbeiter, der für die Warenbestellung zuständig ist, wird entsprechend informiert, sobald die Angebotsbestätigung eingegangen ist.

Das Monitoring im Hinblick auf das Einhalten bestimmter Termine und Erfüllen von Aufgaben lässt sich noch weiter ausbauen. Wird der Zeitraum zum Erfüllen einer Aufgabe zu weit überschritten, obwohl der vorhergehende Arbeitsschritt bereits ausgeführt wurde, erhält der Vorgesetzte des zuständigen Mitarbeiters eine Information darüber, dass der Arbeitsschritt noch nicht erledigt ist. Dadurch kann er noch rechtzeitig in den Prozess eingreifen und ernsthafte Konsequenzen vermeiden (Eskalationsmanagement).

Einfache Terminverwaltung

Zusätzlich erlaubt ArcFlow, Wiedervorlagen auf ausgewählte Dokumente zu setzen. Damit ist es Anwendern möglich, sich sowohl auf feststehende Termine als auch in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen auf wiederkehrende Fristen hinweisen zu lassen. Die Wiedervorlagen lassen sich sowohl für einzelne Anwender als auch für ganze Abteilungen einrichten. Die Erinnerungsnachricht kann wahlweise per E-Mail oder Dialogfenster erfolgen.

Zum Einsatz kommt diese Funktion abteilungsübergreifend in allen Bereichen, in denen regelmäßig bestimmte Dokumente überarbeitet beziehungsweise überprüft werden oder Aufgaben im Zusammenhang mit einem Dokument zu erfüllen sind. Die Buchhaltung kann sich beispielsweise an die monatlich fällige Umsatzsteuer-Voranmeldung oder an das Erstellen und Versenden ausgewählter Rechnungen erinnern lassen.

Digitale Stempel

ArcFlow bietet die Möglichkeit, digitale Stempel auf Dokumente zu setzen. Dabei kann der Benutzer den Stempel in der linken Menüleiste auswählen und einfach per Drag&Drop auf das geöffnete Dokument ziehen. Dort lässt sich das Objekt beliebig an die gewünschte Stelle verschieben. Der Benutzer kann entweder aus den Vorlagen auswählen oder den Stempel individuell definieren. Darüber hinaus ist es ihm möglich, neben gängigen Stempeln wie beispielsweise Buchungs- oder Firmenstempeln auch seine Unterschrift auf das Dokument zu setzen. Das ArcFlow-Rechtesystem stellt dabei sicher, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigene Signatur auf dem Dokument anbringen kann.

Das Stempeln eines Dokuments lässt sich zudem mit einem Workflow verknüpfen. Die Buchhaltung kann dann zum Beispiel sofort in der Workflow-Übersicht erkennen, wenn die Fachabteilung eine Rechnung überprüft und entsprechend abgestempelt hat.

Abo-Funktion

Immer zeitnah informiert

Nicht immer funktioniert die interne Kommunikation im Unternehmen reibungslos. Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen gestaltet es sich oft schwierig, Mitarbeiter über alle wichtigen Änderungen an Dokumenten auf dem Laufenden zu halten. Nicht selten kommt es vor, dass ein Kollege bei der Informationsweitergabe übersehen wird. In bestimmten Situationen kann das heikel werden, insbesondere dann, wenn es sich um gravierende Änderungen handelt und die Person ständig mit dem Dokument arbeitet.

Abo auf Ordnern

Mit der Abo-Funktion teilt ArcFlow dem Anwender automatisch jede Neuerung mit. Setzt der Benutzer ein Abo auf einen bestimmten Ordner, wird er über jede Änderung wahlweise per E-Mail oder Bildschirmmeldung informiert. Die Mitteilung gibt Auskunft sowohl über die Art der Änderung als auch über den genauen Zeitpunkt. Schickt die Buchhaltung zum Beispiel eine Rechnung an einen Kunden, wird diese automatisch im dazugehörigen Kundenordner abgelegt. Gleichzeitig erhalten alle Mitarbeiter, die diesen Ordner abonniert haben, eine Nachricht darüber, dass sich im Ordner ein neues Dokument befindet. Darüber hinaus ist es möglich, nicht nur sich selbst, sondern auch andere über Änderungen informieren zu lassen.

Abo auf Dokumenten

Nach dem gleichen Prinzip können Benutzer ein Abo auf ein Dokument setzen. Überarbeitet der Vertriebsleiter beispielsweise eine Preisliste, erhalten sämtliche Vertriebsmitarbeiter automatisch die Nachricht, dass sich das Dokument inhaltlich geändert hat. So muss der Vertriebsleiter diese Aufgabe zum einen nicht selbst übernehmen. Zum anderen besteht nicht die Gefahr, dass die Weiterleitung wichtiger Informationen vergessen wird. Die Abo-Funktion sorgt somit dafür, dass Mitarbeiter immer über alle wichtigen Änderungen informiert sind. Da jeder Anwender selbst entscheiden kann, welche Dokumente und Ordner für ihn relevant sind, kann es auch nicht passieren, dass er ungewollt zu viele Informationen erhält.