Schnittstellen

Damit Sie nicht den Anschluss verlieren

ArcFlow lässt sich mit seinen vielfältigen Schnittstellen einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur integrieren. So können Sie beispielsweise Ihre ERP- oder CRM-Lösung direkt mit ArcFlow verknüpfen. Auf diesem Weg werden alle Dokumente lückenlos in das Dokumentenmanagement-System übernommen.

Datenschnittstellen

Anbindung an IT-Systeme

Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten lassen sich über eine Datenschnittstelle automatisch in ArcFlow übertragen. Dabei ermöglicht die Schnittstelle, Daten aus einem ERP-System über ASCII-Dateien wie z.B. CSV oder per XML-Dateien zu übernehmen. Auf Basis dieser Daten können regelgesteuert Kunden, Lieferanten- oder Projektstrukturen inklusive Berücksichtigung des Rechtesystems aufgebaut und aktualisiert werden. Somit ist keine manuelle Datenpflege notwendig.

Active Directory-Schnittstelle

Über OLAP (Online Analytical Processing) oder direkten Active Directory-Zugriff können Benutzer oder Benutzergruppen aus der angegebenen Domain ausgelesen und synchronisiert werden.

Dokumentenschnittstellen

Transferverzeichnisse

Dateiordner auf Netz- und lokalen Laufwerken können als Transferverzeichnisse definiert werden. Wird in einem dieser Verzeichnisse ein Dokument abgelegt, übernimmt ArcFlow dieses automatisch. Durch die flexible Schnittstellendefinition für Transferverzeichnisse werden Dokumente anhand ihres Inhalts oder Dateinamens anschließend automatisch den passenden Arbeitsmappen zugeordnet.

Druckertreiber

ArcFlow kann unternehmensweit selbstdefinierte Druckertreiber an die dafür vorgesehenen Systeme verteilen. Ausdrucke auf diese Druckertreiber werden nicht nur an einen Drucker gesendet, sondern auch an das DMS. Druckjobs werden auf diesem Weg gedruckt und gleichzeitig in ArcFlow abgelegt. Dokumente lassen sich so beispielsweise direkt beim Druck als PDF oder TIFF-Datei in das Dokumentenmanagement-System übernehmen, ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten für die PDF-Generierung. Die Anwender können ihre gewohnten Arbeitsabläufe somit beibehalten und alle ausgedruckten Bestell- oder Rechnungsformulare automatisch in ArcFlow sichern.

E-Mail-Schnittstelle

ArcFlow lässt sich über SMTP und POP3 mit allen gängigen E-Mail-Systemen verbinden. Dabei verarbeitet ein Proxy-Server sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails und sendet sie an den Mail-Server bzw. Client weiter. Die elektronischen Nachrichten werden automatisch sortiert und in den dazugehörigen Arbeitsmappen abgelegt. Die Zuordnung richtet sich je nach Definition nach Informationen in den Kopfdaten der E-Mail (Header) wie Absender- und Empfängeradresse, bestimmten Begriffen in der Betreffzeile, nach dem Inhalt (Body) der Nachricht oder dem Inhalt der Anhangdateien.

Peripheriegeräte

TAPI-Schnittstelle

Die TAPI (Telephony Application Programming Interface)-Schnittstelle stellt eine Verbindung zwischen ArcFlow und einem externen Telefonanschluss her. Dabei zeigt ArcFlow bei eingehenden Anrufen sowohl den Namen des Anrufers auf dem Display als auch seine vollständigen Kontaktdaten auf dem Bildschirm an. Beim Klicken auf eine Info-Box öffnet ArcFlow sämtliche Korrespondenzen und Dokumente, die mit dem Anrufer im Zusammenhang stehen. Der Anwender hat somit bereits beim Klingeln des Telefons alle wichtigen Unterlagen vorliegen und kann auf telefonische Anfragen schnell reagieren. Das Telefonat kann er entweder auf die gängige Art und Weise oder per Mausklick entgegennehmen. Sobald das Telefonat entgegengenommen wird, öffnet ArcFlow automatisch ein Fenster, in dem der Angerufene seine Telefonnotizen vermerken kann. Diese Telefonnotiz speichert ArcFlow im dazugehörigen Ordner ab. Ausgehende Anrufe lassen sich ebenfalls per Mausklick oder über die Tastatur betätigen. Ein Vertippen und damit das versehentliche Wählen einer falschen Telefonnummer werden dadurch vermieden.

Die Schnittstelle ermöglicht eine strukturierte Ablage von Informationen und reduziert den Zeitaufwand erheblich, da die Suche nach Dokumenten entfällt. Davon profitieren insbesondere Anwender, die im ständigen telefonischen Kundenkontakt stehen wie beispielsweise Sales-, CRM- und Telefonsupport-Mitarbeiter.