Glossar

Ein Sachbearbeiter ist eine reale Person oder Gruppe von Personen, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben (Workflows oder Workflow-Details) zuständig sind.

Mehrere Sachbearbeiter können zu einer Gruppe zusammengefasst und in der Applikation gemeinsam angesprochen werden. Informationen, die an eine Sachbearbeitergruppe geschickt werden, werden immer an alle Mitglieder der Gruppe geschickt.

Ein Scanarbeitsplatz ist ein Arbeitsplatzrechner, an dem ein Scanner installiert ist.

Ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen. Beim Scannen des Dokuments werden dabei für jede Seite (Scan-Seite) eine Anhangdatei erzeugt.

Eine Schnittstelle stellt eine Verbindung zwischen zwei Systemen dar und dient dem Austausch zwischen diesen Systemen. Beispielsweise kann es sich hierbei um eine Verbindung zwischen zwei Softwaresystemen, Hardwaresystemen oder zwischen Benutzer und Gerät handeln.

Mit der Script-API kann ein ArcFlow-Benutzer mit Administrationsrechten eine Prozedur schreiben, die an unterschiedlichen Stellen in ArcFlow hinterlegt werden kann. Innerhalb des Skripts hat der Programmierer Zugriff auf die meisten API-Funktionen und viele CONZEPT 16-Prozedurbefehle.

Der Begriff Server hat zwei Bedeutungen: Entweder bezeichnet Server eine Software im Rahmen eines Client-Server-Modells oder die Hardware, auf der diese Software im Rahmen dieses Modells läuft. Als Software ist der Server vom Client aus betrachtet eine zentrale Instanz, die auf die Kontaktaufnahme des Clients wartet, um ihm bestimmte Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Die Kommunikation erfolgt nach dem sogenannten Client-Server-Modell.

ArcFlow wird mit drei Server-Diensten ausgeliefert. Die Server-Dienste müssen auf einem Server gestartet werden. Der Job-Server ist für alle regelmäßigen Arbeiten zuständig (zum Beispiel Terminüberwachung), der Office-Server übernimmt die Texterkennung von Dateien und der Index-Server baut aufgrund des erkannten Textes einen Index für die Volltextsuche auf.

Eine Service-orientierte Architektur ist eine Systemarchitektur, die vielfältige und eventuell inkompatible Methoden oder Applikationen als wiederverwendbare und offene zugreifbare Dienste repräsentiert. Dadurch ermöglicht eine SOA eine plattform- und sprachunabhängige Nutzung und Wiederverwendung.

Siehe Server-Dienste.

Über den Standard-Workflow können immer wiederkehrende Tätigkeiten in einem Workflow (Arbeitsvorgang) gespeichert werden. Da zum Beispiel eine Bestellung immer wieder die gleichen Workflow-Details auslöst, kann der Administrator einen Standard-Workflow definieren, der die entsprechenden Workflow-Details bereits beinhaltet. Zeitangaben innerhalb der Standard-Workflows werden relativ zum Erstelldatum des Workflows angegeben und bei der Zuweisung durch die tatsächlichen Daten ersetzt.

Neue Archive werden immer mindestens einer Arbeitsmappe zugewiesen. Findet keine automatische Archivzuordnung statt, wird das Archiv der Arbeitsmappe „nicht zugeordnete Archive“ zugeordnet. Ist durch den Administrator eine Standardzuweisung eingerichtet worden, werden die Archive stattdessen der dort angegebenen Arbeitsmappe zugeordnet.

Nachdem ein Dokument eingescannt wurde, kann es abgelegt werden. Der Standort besagt, wo das Original des Dokumentes zu finden ist.

Das automatische Scannen und Archivieren eines Dokumentenstapels wird als Stapelscan bezeichnet. Aus jeder Seite wird ein eigenes Dokument im Dokumentenmanagement-System erzeugt. In ArcFlow können mehrere Dokumente des Stapelscans ein Archiv bilden. Aus einem Stapelscan entstehen somit üblicherweise mehrere Archive. Dabei trennen Trennblätter die jeweils zu einem Archiv gehörigen Dokumente.

Eine Funktion, die bei entsprechender Konfiguration im Rahmen von Workflows zum Einsatz kommt. Bei einem Workflow-System wird ein zuständiger Mitarbeiter per E-Mail an das Erfüllen seiner Aufgaben erinnert. Ist der besagte Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub, lässt sich das System so konfigurieren, dass stattdessen seine Urlaubsvertretung (Stellvertreter) die Nachricht erhält.

Eingescannte Dokumente oder andere Bilddokumente können in ArcFlow mit einem Stempel versehen werden. Der Stempel muss zuvor vom Administrator definiert und für die entsprechende Benutzergruppe freigegeben worden sein. Er kann sowohl aus statischem Text, als auch aus Feldern bestehen, die vom Benutzer oder aus Informationen des Archivs gefüllt werden.

Ein Stempel kann auch mit einem benutzerspezifischen Bild (zum Beispiel für Unterschriften) versehen werden.

Als Stoppwörter bezeichnet man die Begriffe, die bei der Volltexterkennung nicht in den Index aufgenommen werden, um die Volltextdatenbank nicht unnötig zu vergrößern. Es handelt sich dabei beispielsweise um Artikel (der, die, das, ein, eine, eines) oder Bindewörter (und, oder). Dieser Wörter werden in der Stoppwortliste geführt.

In dieser Liste sind alle Stoppwörter enthalten.

Siehe Index.